Umsetzungsprojekte
| Projekttitel | ehrenamtinteraktiv |
|---|---|
| Projektbeschreibung | Bislang bieten Portale für soziales Engagement Bürgerinnen und Bürgern sowie Vereinen lediglich die Möglichkeit, sich in einer Richtung zu vernetzen – Akteure wie Unternehmen und Bildungseinrichtungen bleiben in der Regel unberücksichtigt. Für Vereine und gemeinnützige Organisation wird es immer schwieriger, Mitglieder dauerhaft zu halten und finanzielle Mittel aufzubringen, da sich viele Menschen nur noch kurzfristig und spontan engagieren möchten. Hier setzt das Projekt »ehrenamtinteraktiv« an. Auf einer interaktiven Plattform für ehrenamtliches Engagement können Bürgerinnen und Bürger, Vereine, Unternehmen und Bildungseinrichtungen ihr Angebot und/oder ihren Bedarf nach Ehrenamtlichen kundtun und direkt miteinander in Kontakt treten. Die Plattform bietet einen leichten Zugang zu vielfältigen Formaten des Ehrenamts und stellt Angebot und Nachfrage transparent dar. |
| Vorbereitung (Projektantrag bewilligt) | |
| Konzeption (Umsetzung beauftragt) | |
| Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen) | |
| Projektabschluss | |
| Projektleitung | Petra Mahr +49 241 432-7239 engagementdirekt@mail.aachen.de |
| Alleinstellungsmerkmal | - dadurch dass viele Akteure Angebote und Nachfrage einstellen und annehmen können, wird das Ehrenamt durch eine unabhängige Börse erweitert - bietet Ehrentamtler:innen eine schnelle und einfache Möglichkeit sich zu engagieren |
| Nutzen für alle Kommunen | Die Staatskanzlei NRW ist zusätzlicher Fördergeber des Projektes und fokussiert den Aufbau einer landesweiten Lösung. Durch die interaktive Plattform für ehrenamtliches Engagement werden vielfältige Akteure zur Stärkung des Ehrenamts vernetzt. |
| übertragbare/lizenzfreie Leistung | Das Konzept für die Einrichtung einer interaktiven Plattform wird bereitgestellt. Die Lösung der Stadt Aachen wird anderen Kommunen in NRW lizenzfrei zur Verfügung gestellt. |
| Beginn Übertragbarkeit | April 2022 |
| Kategorien |
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| Zuwendungsempfänger |
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| Modellregionen | |
| Projektwebseiten/-ergebnisse | |
| Dokumente |
Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
Für (kommunale) Gebietskörperschaften, also Kommunen und Kommunalverbände sowie für das Land NRW.
Für (kommunale) Gebietskörperschaften, also Kommunen und Kommunalverbände sowie für das Land NRW.
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt?
(Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
Alle Akteure der (Stadt-)Gesellschaft, die sich gemeinwohlorientiert engagieren möchten sowie die jeweilige Gebietskörperschaft selbst hinsichtlich des zivilgesellschaftlichen Nutzens einer hohen Engagementfrequenz der lokalen Akteure und damit verbundenen Mehrwertgewinnung. Auf der interaktiven Plattform für ehrenamtliches Engagement können somit Bürger:innen, Vereine, Unternehmen sowie Bildungseinrichtungen ihr Angebot und/oder ihren Bedarf nach Ehrenamtlichen kundtun und direkt miteinander in Kontakt treten.
Alle Akteure der (Stadt-)Gesellschaft, die sich gemeinwohlorientiert engagieren möchten sowie die jeweilige Gebietskörperschaft selbst hinsichtlich des zivilgesellschaftlichen Nutzens einer hohen Engagementfrequenz der lokalen Akteure und damit verbundenen Mehrwertgewinnung. Auf der interaktiven Plattform für ehrenamtliches Engagement können somit Bürger:innen, Vereine, Unternehmen sowie Bildungseinrichtungen ihr Angebot und/oder ihren Bedarf nach Ehrenamtlichen kundtun und direkt miteinander in Kontakt treten.
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Konkret stehen im Rahmen des Projektes die nachfolgenden Konzepte/Leistungen, die für Kommunen zur Nachnutzung interessant sind: • Konzept für die Einrichtung einer interaktiven Plattform Die Plattform-Lösung besteht aus zwei Komponenten. Ein Frontend, welches jeweils Zentral bei den Kommunen betrieben wird und ein Backend, welches zentral die Angebote und Benutzerverwaltung sowie die Ergebnissuche mitbringt.
Konkret stehen im Rahmen des Projektes die nachfolgenden Konzepte/Leistungen, die für Kommunen zur Nachnutzung interessant sind: • Konzept für die Einrichtung einer interaktiven Plattform Die Plattform-Lösung besteht aus zwei Komponenten. Ein Frontend, welches jeweils Zentral bei den Kommunen betrieben wird und ein Backend, welches zentral die Angebote und Benutzerverwaltung sowie die Ergebnissuche mitbringt.
Lösungsumfang
(Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
sh. o. Die Plattform-Lösung „ehrenamtinteraktiv“ wird den Kommunen NRW-weit als lizenzfreie Lösung zur Verfügung gestellt. Die entwickelten Lösungen basieren auf Open-Source-Systemen und sind zusammen mit Leitfäden zu Redaktion und technischem Betrieb übertragbar. Beim Frontend muss lediglich eine Anpassung an das Erscheinungsbild (Customizing) der jeweiligen Kommune vorgenommen werden. Beim Backend sind keine Anpassungen nötig.
sh. o. Die Plattform-Lösung „ehrenamtinteraktiv“ wird den Kommunen NRW-weit als lizenzfreie Lösung zur Verfügung gestellt. Die entwickelten Lösungen basieren auf Open-Source-Systemen und sind zusammen mit Leitfäden zu Redaktion und technischem Betrieb übertragbar. Beim Frontend muss lediglich eine Anpassung an das Erscheinungsbild (Customizing) der jeweiligen Kommune vorgenommen werden. Beim Backend sind keine Anpassungen nötig.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die Erfahrungen und Fortschritte im Rahmen des Projektes werden fortlaufend dokumentiert und kommuniziert. Alle nachnutzbaren Elemente werden zum Projektende Ende März 2022 zur Verfügung gestellt.
Die Erfahrungen und Fortschritte im Rahmen des Projektes werden fortlaufend dokumentiert und kommuniziert. Alle nachnutzbaren Elemente werden zum Projektende Ende März 2022 zur Verfügung gestellt.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung?
(Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Die Erfahrungen werden bereits jetzt schon fortlaufend in Beratungs- und Austauschgesprächen an andere Kommunen und Interessierte weitergegeben. Die Zur-Verfügung-Stellung der Projektdokumentation erfolgt über die Verlinkung auf der städtischen Homepage sowie über die User-orientierte Bekanntmachung durch das Land NRW, hier federführend Staatskanzlei NRW auf www-engagiert-in-nrw.de . Daneben werden nach Abschluss des Projektes die Unterlagen bzw. übertragbaren Elemente über den KDN bereitgestellt. Auch die Projektdokumentation wird zentralisiert über die Datenbank des KDN abrufbar sein. Darüber hinaus wird über die Webseite der Digitalen Modellregion Aachen https://www.aachen.de/DE/stadt_buerger/Digitale-Modellregion/Smart-City-Projekte/ehrenamtinteraktiv.html über das Projekt berichtet. Auf Anfrage wird die Projektdokumentation durch das Projektbüro der Stadt Aachen (cdo@mail.aachen.de) bereitgestellt.
Die Erfahrungen werden bereits jetzt schon fortlaufend in Beratungs- und Austauschgesprächen an andere Kommunen und Interessierte weitergegeben. Die Zur-Verfügung-Stellung der Projektdokumentation erfolgt über die Verlinkung auf der städtischen Homepage sowie über die User-orientierte Bekanntmachung durch das Land NRW, hier federführend Staatskanzlei NRW auf www-engagiert-in-nrw.de . Daneben werden nach Abschluss des Projektes die Unterlagen bzw. übertragbaren Elemente über den KDN bereitgestellt. Auch die Projektdokumentation wird zentralisiert über die Datenbank des KDN abrufbar sein. Darüber hinaus wird über die Webseite der Digitalen Modellregion Aachen https://www.aachen.de/DE/stadt_buerger/Digitale-Modellregion/Smart-City-Projekte/ehrenamtinteraktiv.html über das Projekt berichtet. Auf Anfrage wird die Projektdokumentation durch das Projektbüro der Stadt Aachen (cdo@mail.aachen.de) bereitgestellt.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken?
(z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Als erforderliche Infrastruktur ist lediglich ein Internetzugang notwendig. Sowohl für die Nutzer:innen die ihre Angebote und/oder Bedarf nach Ehrenamtlichen kundtun. Auf organisatorischer Ebene bezieht Engagementförderung vielfältige Akteure der Stadtgesellschaft mit ein. Dazu sollten neben den klassischen Ehrenamtsstrukturen der Weg geebnet werden, um einen zukunftsorientierten Ansatz der Engagementvorbereitung für die Ehrenamtler:innen von morgen umzusetzen.
Als erforderliche Infrastruktur ist lediglich ein Internetzugang notwendig. Sowohl für die Nutzer:innen die ihre Angebote und/oder Bedarf nach Ehrenamtlichen kundtun. Auf organisatorischer Ebene bezieht Engagementförderung vielfältige Akteure der Stadtgesellschaft mit ein. Dazu sollten neben den klassischen Ehrenamtsstrukturen der Weg geebnet werden, um einen zukunftsorientierten Ansatz der Engagementvorbereitung für die Ehrenamtler:innen von morgen umzusetzen.
Organisatorische Voraussetzungen
(z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Die organisatorischen Voraussetzungen beschränken sich auf die interne Abstimmung der Gebietskörperschaft zur grundsätzlichen Nutzung der Plattform.
Die organisatorischen Voraussetzungen beschränken sich auf die interne Abstimmung der Gebietskörperschaft zur grundsätzlichen Nutzung der Plattform.
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Grundsätzlich entstehen für die Einführung der Plattform Kosten für die Implementierung bei der jeweiligen Kommune. Diese Kosten sowie die Kosten der Anpassungen am Frontend sind abhängig zu dem geplanten Umfang der Nutzung der Plattform. Auch werden durch Erweiterungen an der Plattform Kosten verursacht. Die Kosten der Einführung können aktuell noch nicht konkret beziffert werden.
Grundsätzlich entstehen für die Einführung der Plattform Kosten für die Implementierung bei der jeweiligen Kommune. Diese Kosten sowie die Kosten der Anpassungen am Frontend sind abhängig zu dem geplanten Umfang der Nutzung der Plattform. Auch werden durch Erweiterungen an der Plattform Kosten verursacht. Die Kosten der Einführung können aktuell noch nicht konkret beziffert werden.
Kosten des Betriebs
(Angabe jährlicher Kosten)
Die Kosten des Betriebs der interaktiven Plattform belaufen sich schätzungsweise auf €5000,- - €15.000,- pro Jahr. Allerdings ist dieser Wert abhängig davon wie nach Projektende die Finanzierung des Backends erfolgt.
Die Kosten des Betriebs der interaktiven Plattform belaufen sich schätzungsweise auf €5000,- - €15.000,- pro Jahr. Allerdings ist dieser Wert abhängig davon wie nach Projektende die Finanzierung des Backends erfolgt.
Personalaufwand bei Einführung
(Personentage und Zeitraum)
Im Startjahr ist eine sehr umfangreiche Werbung und Bekanntmachung der Plattform unabdingbar, weil die Funktionalität und der Mehrwert der generierten Matches erst bei ausreichendem Dateneintrag in befriedigendem Umfang erfolgen können. Daher wird hier befristet für ein Jahr eine neue Planstelle im Umfang einer Halbtagsstelle (0,5 VZÄ) eingerichtet.
Im Startjahr ist eine sehr umfangreiche Werbung und Bekanntmachung der Plattform unabdingbar, weil die Funktionalität und der Mehrwert der generierten Matches erst bei ausreichendem Dateneintrag in befriedigendem Umfang erfolgen können. Daher wird hier befristet für ein Jahr eine neue Planstelle im Umfang einer Halbtagsstelle (0,5 VZÄ) eingerichtet.
Personalaufwand bei Betrieb
(Angabe jährlicher Kosten)
Im laufenden Betrieb wird vorerst von einem gegenüber der Startphase reduzierten Personalaufwand ausgegangen, dessen Umfang sich auch nach den bisher themenspezifisch gebunden Personalressourcen richten wird, weil möglicherweise bisher genutzte Angebote eingespart werden können. Eine redaktionelle Betreuung wir im Regelbetrieb weiterhin erforderlich bleiben.
Im laufenden Betrieb wird vorerst von einem gegenüber der Startphase reduzierten Personalaufwand ausgegangen, dessen Umfang sich auch nach den bisher themenspezifisch gebunden Personalressourcen richten wird, weil möglicherweise bisher genutzte Angebote eingespart werden können. Eine redaktionelle Betreuung wir im Regelbetrieb weiterhin erforderlich bleiben.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
Ein hohes Maß an Selbständigkeit und Eigenverantwortung, einen kreativen und innovativen Ansatz beim Gestalten und Steuern von Prozessen sowie sehr gute Management- und Kommunikationsqualitäten sowie an sozialer Kompetenz und Teamfähigkeit und Erfahrung in der Anlage und Pflege von Netzwerken. Von Vorteil wären gute Kenntnis der Aachener Stadtgesellschaft und Vereinslandschaft sowie der Verwaltungs- und Gremienstruktur sowie Social-Media-Erfahrung, Grafik-Design-Erfahrung und Zugang und Affinität zu den Themenbereichen Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement, Corporate Volunteering und Service Learning
Ein hohes Maß an Selbständigkeit und Eigenverantwortung, einen kreativen und innovativen Ansatz beim Gestalten und Steuern von Prozessen sowie sehr gute Management- und Kommunikationsqualitäten sowie an sozialer Kompetenz und Teamfähigkeit und Erfahrung in der Anlage und Pflege von Netzwerken. Von Vorteil wären gute Kenntnis der Aachener Stadtgesellschaft und Vereinslandschaft sowie der Verwaltungs- und Gremienstruktur sowie Social-Media-Erfahrung, Grafik-Design-Erfahrung und Zugang und Affinität zu den Themenbereichen Ehrenamt und bürgerschaftliches Engagement, Corporate Volunteering und Service Learning
Mögliche Finanzierungsquellen
Kommunalhaushalt
Kommunalhaushalt
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
Smarte Vernetzung diverser Akteure der engagierten Stadtgesellschaft einer Kommune durch eine interaktive Plattform. Hierdurch wird das Angebote und der Bedarf nach ehrenamtlichem Engagement transparent und nutzerfreundlich aufbereitet, damit Akteure im Ehrenamt zeitnah aktiv werden und sich spontan auch anlassbezogen engagieren. Durch die interaktive Plattform: • Schnelles und passgenaues Matching von Partnern mit kompatiblen Interessen bei differierender Nutzermotivation und -herkunft • Einfache userfreundliche Handhabung • Vernetzung über Kommunalgrenzen hinaus möglich • Betonung lokaler Strukturen • Einbeziehung neuer Akteure • Unkomplizierte Kontaktaufnahme von Anbieter:innen und Helfer:innen • passgenaues Engagementangebote • direkte Kontaktaufnahme über ein Formular bzw. Nutzerprofil Die Suchfunktion der Plattform ermöglicht Filterfunktionen innerhalb der Suchmaske nach: Kategorie, Zeitrahmen, Ort und Qualifikation. Durch die Kalenderfunktion können zeitgebundene Angebote und Nachfragen schnell und transparent eingesehen werden. Auch die Umkreissuche ermöglicht ein effizientes Angebot und/oder Bedarf nach Ehrenamtlichen. Insgesamt kann durch die Plattform das ehrenamtliche Engagement gefördert werden durch einen einfachen Zugang und Usability der Plattform. Auch werden weitere wichtige Akteure/Zielgruppe der städtischen Engagementkulisse dazu angeregt ihr Engagement kundzutun (Vereine, Privatpersonen, Unternehmen, Bildungseinrichtungen, gemeinnützige Initiativen sowie weitere potenzielle Akteure). Durch die transparente nutzerfreundliche Aufbereitung finden dementsprechend vielfältige Akteure einen leichten Zugang zum Engagement und können zeitnah aktiv werden. Dadurch wird kurzfristiges, punktuelles Engagement ebenso einfach ermöglicht wie nachhaltig dauerhaftes.
Smarte Vernetzung diverser Akteure der engagierten Stadtgesellschaft einer Kommune durch eine interaktive Plattform. Hierdurch wird das Angebote und der Bedarf nach ehrenamtlichem Engagement transparent und nutzerfreundlich aufbereitet, damit Akteure im Ehrenamt zeitnah aktiv werden und sich spontan auch anlassbezogen engagieren. Durch die interaktive Plattform: • Schnelles und passgenaues Matching von Partnern mit kompatiblen Interessen bei differierender Nutzermotivation und -herkunft • Einfache userfreundliche Handhabung • Vernetzung über Kommunalgrenzen hinaus möglich • Betonung lokaler Strukturen • Einbeziehung neuer Akteure • Unkomplizierte Kontaktaufnahme von Anbieter:innen und Helfer:innen • passgenaues Engagementangebote • direkte Kontaktaufnahme über ein Formular bzw. Nutzerprofil Die Suchfunktion der Plattform ermöglicht Filterfunktionen innerhalb der Suchmaske nach: Kategorie, Zeitrahmen, Ort und Qualifikation. Durch die Kalenderfunktion können zeitgebundene Angebote und Nachfragen schnell und transparent eingesehen werden. Auch die Umkreissuche ermöglicht ein effizientes Angebot und/oder Bedarf nach Ehrenamtlichen. Insgesamt kann durch die Plattform das ehrenamtliche Engagement gefördert werden durch einen einfachen Zugang und Usability der Plattform. Auch werden weitere wichtige Akteure/Zielgruppe der städtischen Engagementkulisse dazu angeregt ihr Engagement kundzutun (Vereine, Privatpersonen, Unternehmen, Bildungseinrichtungen, gemeinnützige Initiativen sowie weitere potenzielle Akteure). Durch die transparente nutzerfreundliche Aufbereitung finden dementsprechend vielfältige Akteure einen leichten Zugang zum Engagement und können zeitnah aktiv werden. Dadurch wird kurzfristiges, punktuelles Engagement ebenso einfach ermöglicht wie nachhaltig dauerhaftes.
Indirekte Einsparungen
Jedes zivilgesellschaftlich und aus altruistischen Motiven getragene Engagement wirkt sich ressourcenmindernd auf die gesamtgesellschaftliche Wertschöpfungsbilanz aus. Bürger:innen, Vereine, Unternehmen sowie Bildungseinrichtungen Durch das zeitgemäße und dynamische Konzept, welches mit dem Projekt umgesetzt wird, werden noch nicht engagierte Bürger:innen, sowie Vereine, Unternehmen und gemeinnützig wirkende Institutionen und Organisationen, sowie Bildungseinrichtungen mobilisiert und stärker in ihrem ehrenamtlichen Engagement unterstützt.
Jedes zivilgesellschaftlich und aus altruistischen Motiven getragene Engagement wirkt sich ressourcenmindernd auf die gesamtgesellschaftliche Wertschöpfungsbilanz aus. Bürger:innen, Vereine, Unternehmen sowie Bildungseinrichtungen Durch das zeitgemäße und dynamische Konzept, welches mit dem Projekt umgesetzt wird, werden noch nicht engagierte Bürger:innen, sowie Vereine, Unternehmen und gemeinnützig wirkende Institutionen und Organisationen, sowie Bildungseinrichtungen mobilisiert und stärker in ihrem ehrenamtlichen Engagement unterstützt.
Langfristiger Nutzen
(z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Je mehr Partner hier zum gegenseitigen Nutzen zusammenfinden, umso höher wird der so generierte Mehrwert für die Gestaltung und Wahrnehmung der lokalen individuellen und gemeinschaftlichen Lebensqualität sein. Perspektivisch können durch das Projekt auch neue Engagementwege von Firmen mit einbezogen werden. So könnten unbenutzte Firmenfahrzeuge für Vereinsarbeit genutzt werden. Auch können Firmen ihre Mitarbeiter:innen zu ehrenamtlichen Tätigkeiten ermutigen. Die Staatskanzlei NRW unterstützt die Umsetzung des Projektes und fokussiert den Aufbau einer landesweiten Lösung. Denn durch die Plattform wird eine regionsübergreifende Vernetzung ermöglicht – denn ehrenamtliches Engagement endet nicht an der Grenze einer Kommune.
Je mehr Partner hier zum gegenseitigen Nutzen zusammenfinden, umso höher wird der so generierte Mehrwert für die Gestaltung und Wahrnehmung der lokalen individuellen und gemeinschaftlichen Lebensqualität sein. Perspektivisch können durch das Projekt auch neue Engagementwege von Firmen mit einbezogen werden. So könnten unbenutzte Firmenfahrzeuge für Vereinsarbeit genutzt werden. Auch können Firmen ihre Mitarbeiter:innen zu ehrenamtlichen Tätigkeiten ermutigen. Die Staatskanzlei NRW unterstützt die Umsetzung des Projektes und fokussiert den Aufbau einer landesweiten Lösung. Denn durch die Plattform wird eine regionsübergreifende Vernetzung ermöglicht – denn ehrenamtliches Engagement endet nicht an der Grenze einer Kommune.
Nutzen für Stakeholder
(z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Allen Nutzer:innen wird durch das Generieren von zum eigenen Profil passenden Matches die Suche nach geeigneten Partnern für ein gemeinwohlorientiertes Engagement vereinfacht. Vor dem Hintergrund des gesamtgesellschaftlichen Nutzens einer hohen Engagementrate ist der Nutzen für die einzelnen Nutzer:innen ebenso maßgeblich wie der für die Gemeinschaft.
Allen Nutzer:innen wird durch das Generieren von zum eigenen Profil passenden Matches die Suche nach geeigneten Partnern für ein gemeinwohlorientiertes Engagement vereinfacht. Vor dem Hintergrund des gesamtgesellschaftlichen Nutzens einer hohen Engagementrate ist der Nutzen für die einzelnen Nutzer:innen ebenso maßgeblich wie der für die Gemeinschaft.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Für das Portal wurde ein Daten- und Sicherheitskonzept aufgestellt. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren verarbeitet und gespeichert. Darüber hinaus werden alle Verfahren von Jurist:innen und IT-Expert:innen geprüft.
Für das Portal wurde ein Daten- und Sicherheitskonzept aufgestellt. Alle Daten werden ausschließlich in deutschen ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheitsrechenzentren verarbeitet und gespeichert. Darüber hinaus werden alle Verfahren von Jurist:innen und IT-Expert:innen geprüft.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Das interaktive Portal muss nach DSGVO Vorschriften aufgebaut und betrieben werden.
Das interaktive Portal muss nach DSGVO Vorschriften aufgebaut und betrieben werden.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices
(Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Die userorientierte Entwicklung/Projektentwicklungen erfolgten modular und partizipativ im engen Austausch mit der Landesregierung NRW, Staatskanzlei NRW, den Interessensgruppen der Kommunenvertreter:innen und den Vertreter:innen der Freiwilligenagenturen, Vereinen und Verbänden, Unternehmen und Bildungseinrichtungen sowie einer Vielzahl potentieller User:innen und Unterstützer:innen. So soll eine anwender- und betreiberfreundliche Ideenumsetzung gewährleistet werden. Insofern werden in dem Entwicklungsprozess der interaktiven Plattform alle Bedarfe der unterschiedlichen Stakeholder:innen und zukünftigen Nutzer:innen berücksichtigt.
Die userorientierte Entwicklung/Projektentwicklungen erfolgten modular und partizipativ im engen Austausch mit der Landesregierung NRW, Staatskanzlei NRW, den Interessensgruppen der Kommunenvertreter:innen und den Vertreter:innen der Freiwilligenagenturen, Vereinen und Verbänden, Unternehmen und Bildungseinrichtungen sowie einer Vielzahl potentieller User:innen und Unterstützer:innen. So soll eine anwender- und betreiberfreundliche Ideenumsetzung gewährleistet werden. Insofern werden in dem Entwicklungsprozess der interaktiven Plattform alle Bedarfe der unterschiedlichen Stakeholder:innen und zukünftigen Nutzer:innen berücksichtigt.
Lessons Learned
(Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Vor Beginn der Umsetzung sollte das anschließende Betreibermodell klar sein.
Vor Beginn der Umsetzung sollte das anschließende Betreibermodell klar sein.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
Die Teilprojekte waren: AP1: Bedarfsanalyse AP2: Technische Umsetzung AP3: Testphase AP4: Produktivsetzung/Marketing Eine stärkere Verzahnung von Umsetzung und Test wäre Wünschenswert gewesen. Höhere Agilität hätte die Umsetzung des Projektes beschleunigt
Die Teilprojekte waren: AP1: Bedarfsanalyse AP2: Technische Umsetzung AP3: Testphase AP4: Produktivsetzung/Marketing Eine stärkere Verzahnung von Umsetzung und Test wäre Wünschenswert gewesen. Höhere Agilität hätte die Umsetzung des Projektes beschleunigt
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes
(ggf. Zeitplan im Anhang)
sh. Anlage (A1)
sh. Anlage (A1)
Projektphasen und Meilensteine
M1: Bedarfsanalyse – November 2020 M2: Technische Umsetzung inkl. drei Testphasen mit User-Gruppen – November 2021 M3: Produktivsetzung, Feedback und Begleitforschung – März 2022
M1: Bedarfsanalyse – November 2020 M2: Technische Umsetzung inkl. drei Testphasen mit User-Gruppen – November 2021 M3: Produktivsetzung, Feedback und Begleitforschung – März 2022
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
Erstes Konzept: Februar 2019 Projektantrag: 11.07.2019 an MWIDE Bewilligungsbescheid: 19.12.2019 Projektbeginn: April 2020 Projektende & Überführung in Regelbetrieb: April 2022
Erstes Konzept: Februar 2019 Projektantrag: 11.07.2019 an MWIDE Bewilligungsbescheid: 19.12.2019 Projektbeginn: April 2020 Projektende & Überführung in Regelbetrieb: April 2022
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut?
(ggf. Projektorganigramm im Anhang)
• Koordination: Projektbüro "digitale Modellregion" • Projektleitung: Stadt Aachen • assoziierte Projektpartnerin: Staatskanzlei NRW • technische Projektleitung: regio iT
• Koordination: Projektbüro "digitale Modellregion" • Projektleitung: Stadt Aachen • assoziierte Projektpartnerin: Staatskanzlei NRW • technische Projektleitung: regio iT
Welche Rollen gibt es im Projekt?
• Gesamtprojektleitung Beratung: Interessensgruppen der Kommunenvertreter:innen und den Vertreter:innen der Freiwilligenagenturen, Vereinen und Verbänden, Unternehmen und Bildungseinrichtungen sowie einer Vielzahl potentieller User:innen und Unterstützer:innen.
• Gesamtprojektleitung Beratung: Interessensgruppen der Kommunenvertreter:innen und den Vertreter:innen der Freiwilligenagenturen, Vereinen und Verbänden, Unternehmen und Bildungseinrichtungen sowie einer Vielzahl potentieller User:innen und Unterstützer:innen.
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
Gesamtprojektleitung: Projektmanagement, Online-Redaktion, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing, Verwaltungsspezifische Kenntnisse, IT-Kenntnisse
Gesamtprojektleitung: Projektmanagement, Online-Redaktion, Öffentlichkeitsarbeit, Marketing, Verwaltungsspezifische Kenntnisse, IT-Kenntnisse
Wie hoch ist der Personalaufwand?
(VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
Stadt Aachen – Projektleitung: 0,5 VZÄ über 16 Monate
Stadt Aachen – Projektleitung: 0,5 VZÄ über 16 Monate
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Geringere Anforderungen da lediglich Aufgabe der Redaktion übernommen werden muss. Das Projekt wird vorerst weiterhin mit einer 0,5 VZÄ besetzt.
Geringere Anforderungen da lediglich Aufgabe der Redaktion übernommen werden muss. Das Projekt wird vorerst weiterhin mit einer 0,5 VZÄ besetzt.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
Datenschutz; Recht; Presse und Marketing; Gleichstellung; Behindertenbeauftragter; CDO; Fachstelle Kooperative und Engagierte Stadt
Datenschutz; Recht; Presse und Marketing; Gleichstellung; Behindertenbeauftragter; CDO; Fachstelle Kooperative und Engagierte Stadt
Wie sieht das Modell zur Beauftragung bzw. zur Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen Akteuren und Mandanten
(z.B. Kommune aus)
Es wurden Nutzungsbedingungen erstellt.
Es wurden Nutzungsbedingungen erstellt.
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Es fand keine konventionelle Beschaffung im Rahmen des Projektes statt. Es war eine Vergabefreie Inhouse-Beauftragung bei der Stadt Aachen, da diese Gesellschafter der regio iT GmbH ist.
Es fand keine konventionelle Beschaffung im Rahmen des Projektes statt. Es war eine Vergabefreie Inhouse-Beauftragung bei der Stadt Aachen, da diese Gesellschafter der regio iT GmbH ist.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante
(Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Durchführung von Workshops durch Corona-Regeln erschwert. Diese wurden durch Online-Formate ersetzt und konnten in einem befriedigenden Umfang durchgeführt werden.
Durchführung von Workshops durch Corona-Regeln erschwert. Diese wurden durch Online-Formate ersetzt und konnten in einem befriedigenden Umfang durchgeführt werden.
Laufend
(Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Verfügbarkeit von Ressourcen beim Dienstleister. Diese sind frühzeitig und ausreichend in der Projektumsetzung einzuplanen.
Verfügbarkeit von Ressourcen beim Dienstleister. Diese sind frühzeitig und ausreichend in der Projektumsetzung einzuplanen.
Ex Post
(Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Zum derzeitigen Zeitpunkt lässt zeichnet sich ab, dass der „Vertrieb“ der Lösung bzw. interaktiven Plattform eine Herausforderung darstellt. Die Funktionalität und der Mehrwert der Plattform, kann erst bei ausreichender Nutzung und Dateneintragung generiert werden. Hierfür hat die Stadt Aachen bisher eine weitere redaktionelle Begleitung der Plattform für das Startjahr geplant. Weitere Maßnahmen werden von der Staatskanzlei NRW ergriffen.
Zum derzeitigen Zeitpunkt lässt zeichnet sich ab, dass der „Vertrieb“ der Lösung bzw. interaktiven Plattform eine Herausforderung darstellt. Die Funktionalität und der Mehrwert der Plattform, kann erst bei ausreichender Nutzung und Dateneintragung generiert werden. Hierfür hat die Stadt Aachen bisher eine weitere redaktionelle Begleitung der Plattform für das Startjahr geplant. Weitere Maßnahmen werden von der Staatskanzlei NRW ergriffen.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Die Stadt Aachen hat als Alternative Lösung zur Umsetzung des Projektes eine App-Entwicklung betrachtet. Diese wäre allerdings in der Programmierung und Pflege kostenintensiver gewesen. Daher wurde eine Portallösung im Responsive Webdesign umgesetzt. Der gewählte Lösungsansatz ist ein zukunftsorientierter Ansatz, um ehrenamtliches Engagement unterschiedlicher Zielgruppen innerhalb einer Stadtgesellschaft zu fördern.
Die Stadt Aachen hat als Alternative Lösung zur Umsetzung des Projektes eine App-Entwicklung betrachtet. Diese wäre allerdings in der Programmierung und Pflege kostenintensiver gewesen. Daher wurde eine Portallösung im Responsive Webdesign umgesetzt. Der gewählte Lösungsansatz ist ein zukunftsorientierter Ansatz, um ehrenamtliches Engagement unterschiedlicher Zielgruppen innerhalb einer Stadtgesellschaft zu fördern.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Aus diesen Gründen ist eine Alternative Lösung, aus Sicht der Stadt Aachen nicht unbedingt empfehlenswert. Allerdings steht es weitere Kommunen frei andere Umsetzungswege zu wählen wie u. a. eine App-Lösung, oder bereits am Markt verfügbare Produkte zu wählen.
Aus diesen Gründen ist eine Alternative Lösung, aus Sicht der Stadt Aachen nicht unbedingt empfehlenswert. Allerdings steht es weitere Kommunen frei andere Umsetzungswege zu wählen wie u. a. eine App-Lösung, oder bereits am Markt verfügbare Produkte zu wählen.
Sonstiges
Anmerkungen
Haben Sie weitere Kommentare oder Anregungen?
Keine weiteren Kommentare oder Anregungen.
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