Umsetzungsprojekte
| Projekttitel | Kita Kompass |
|---|---|
| Projektbeschreibung | Mithilfe des »KiTa-Kompass« können Eltern ihre Kinderbetreuung außerhalb der herkömmlichen Öffnungszeiten der Kindertagesstätte (KiTa) flexibel organisieren, indem sie auf das vertrauenswürdige Elternnetzwerk der KiTa zurückgreifen. Zudem werden Sport-, Bildungs- und Informationsangebote für Kinder, Eltern und Familien gebündelt abgebildet. Im KiTa-Alltag ermöglicht die App darüber hinaus eine strukturierte und datenschutzkonforme Kommunikation zwischen Eltern und KiTa-Personal. Durch die transparente Abbildung von Bildungs- und Sportangeboten leistet der KiTa-Kompass einen Beitrag zum Bildungsauftrag sowie zur Verringerung der Bildungsungleichheit. |
| Vorbereitung (Projektantrag bewilligt) | |
| Konzeption (Umsetzung beauftragt) | |
| Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen) | |
| Projektabschluss | |
| Projektleitung | Christina Krüger +49 241 432-45234 christina.krueger@mail.aachen.de |
| Alleinstellungsmerkmal | - fördert die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch einen vereinfachten Informationsaustausch zwischen KiTa-Personal und Eltern - verbessert die heute erforderliche Flexibilität bei der Kinderbetreuung - die Verzahnung der Teilbereiche "Kinderbetreuung" sowie das Angebot von "Bildungs- und Sportangebote" ist einzigartig |
| Nutzen für alle Kommunen | Im Bereich der Kinderbetreuung stellt es ein Novum dar, dass Familien bei der Organisation auf ein bestehendes, vertrauenswürdiges Netzwerk (Kita) zugreifen können. Die Kommunikation in dieser Applikation soll den Datenschutz beachten und somit nur durch Eins zu Eins Verbindungen und einem Informationskanal in eine Richtung aufgebaut werden. Dadurch sollen wichtige Prozesse aufgebaut und der Austausch gezielt angegangen werden. Die App wird zur unentgeltlichen und unbefristeten wirtschaftlichen und nicht wirtschaftlichen Nutzung durch die Kommunen bereitgestellt. Das Customizing und die monatlichen Wartungs- und Pflegeentgelte sind von dieser Regelung ausgeschlossen. Darüber hinaus greift die Lösung wichtige Themen auf, die durch geringe Anpassungen auf die bestehenden Strukturen, auf andere Kommunen übertragen und weiterentwickelt werden können. |
| übertragbare/lizenzfreie Leistung | Das Konzept zur Entwicklung und Umsetzung der Anwendung »KiTa-Kompass« wird dokumentiert. Die Dokumentation wird Kommunen in NRW zur Verfügung gestellt, ebenso wie die Lösung zur Sicherheitsdokumentation nach ISO27001. Die Lösung der Stadt Aachen wird anderen Kommunen in NRW lizenzfrei zur Verfügung gestellt. |
| Beginn Übertragbarkeit | Januar 2022 |
| Kategorien |
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| Zuwendungsempfänger |
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| Modellregionen | |
| Projektwebseiten/-ergebnisse | |
| Dokumente |
Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
Öffentliche und freie Träger von Kindertageseinrichtungen
Öffentliche und freie Träger von Kindertageseinrichtungen
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt?
(Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
Kita-Personal: a) Besserer Zugriff auf IT-Ausstattung, b) Erleichterung administrativer Tätigkeiten, c) Verbesserte Informations- und Kommunikationsprozesse, d) Mehr Zeit für die pädagogische Arbeit mit den Kindern und den persönlichen Austausch mit Eltern, e) Reduktion von unvorhergesehener Mehrarbeit durch Betreuungsengpässe auf Seiten der Eltern: a) Verbesserte Informations- und Kommunikationsprozesse, b) Adressierung bestimmter Themen (z.B. Abwesenheiten, meldepflichtige Krankheiten) direkt an die relevanten Ansprechpartner*innen, c) Unterstützung bei Wahrnehmung des Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags, d) Flexible Abdeckung von zusätzlichem Betreuungsbedarf
Kita-Personal: a) Besserer Zugriff auf IT-Ausstattung, b) Erleichterung administrativer Tätigkeiten, c) Verbesserte Informations- und Kommunikationsprozesse, d) Mehr Zeit für die pädagogische Arbeit mit den Kindern und den persönlichen Austausch mit Eltern, e) Reduktion von unvorhergesehener Mehrarbeit durch Betreuungsengpässe auf Seiten der Eltern: a) Verbesserte Informations- und Kommunikationsprozesse, b) Adressierung bestimmter Themen (z.B. Abwesenheiten, meldepflichtige Krankheiten) direkt an die relevanten Ansprechpartner*innen, c) Unterstützung bei Wahrnehmung des Bildungs-, Erziehungs- und Betreuungsauftrags, d) Flexible Abdeckung von zusätzlichem Betreuungsbedarf
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Konkret stehen im Rahmen des Projektes die nachfolgenden Konzepte/Leistungen, die für Kommunen zur Nachnutzung interessant sind zur Verfügung: • das Konzept zur Entwicklung und Umsetzung der Anwendung KiTa Kompass • die Sicherheitsdokumentationen nach ISO27001 Im Detail bedeutet dies: Anforderungsprofil, Pflichtenheft, Übersicht über Rollen und Berechtigungen, First-Level-Support-Konzept, ergänzende Dokumente (Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweise, PDF-Vorlage zur Registrierung der Eltern, Informationsschreiben für Eltern und Kita, Anmeldung zum Kita-Kompass).
Konkret stehen im Rahmen des Projektes die nachfolgenden Konzepte/Leistungen, die für Kommunen zur Nachnutzung interessant sind zur Verfügung: • das Konzept zur Entwicklung und Umsetzung der Anwendung KiTa Kompass • die Sicherheitsdokumentationen nach ISO27001 Im Detail bedeutet dies: Anforderungsprofil, Pflichtenheft, Übersicht über Rollen und Berechtigungen, First-Level-Support-Konzept, ergänzende Dokumente (Nutzungsbedingungen, Datenschutzhinweise, PDF-Vorlage zur Registrierung der Eltern, Informationsschreiben für Eltern und Kita, Anmeldung zum Kita-Kompass).
Lösungsumfang
(Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
sh. o. • das Konzept zur Entwicklung und Umsetzung der Anwendung KiTa Kompass • die Sicherheitsdokumentationen nach ISO27001 Im Rahmen des Projektes wurde eine digitale Anwendung entwickelt, die aus drei Komponenten besteht: • Verwaltungstool • Eltern-App (für Android und iOS) • Erzieher*innen-App (für iOS) Der Kita-Kompass wird von der Firma regio IT betrieben und vermarktet. Für andere Kommunen fallen keine Lizenzkosten an. – Die oben genannten Dokumente können ebenfalls zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt werden.
sh. o. • das Konzept zur Entwicklung und Umsetzung der Anwendung KiTa Kompass • die Sicherheitsdokumentationen nach ISO27001 Im Rahmen des Projektes wurde eine digitale Anwendung entwickelt, die aus drei Komponenten besteht: • Verwaltungstool • Eltern-App (für Android und iOS) • Erzieher*innen-App (für iOS) Der Kita-Kompass wird von der Firma regio IT betrieben und vermarktet. Für andere Kommunen fallen keine Lizenzkosten an. – Die oben genannten Dokumente können ebenfalls zur Nachnutzung zur Verfügung gestellt werden.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Die Erfahrungen und Fortschritte im Rahmen des Projektes wurden/werden fortlaufend dokumentiert und kommuniziert. Die Entwicklung und Erprobung der App geschah in Zusammenarbeit mit drei Pilot-Kitas, in denen die Anwendung am 15.12.2021 produktiv gesetzt wurde. Seit der Produktivsetzung steht der Kita-Kompass vollumfänglich zur Verfügung. Interessierte Eltern können den Kita-Kompass im jeweiligen App-Store ihres Smartphones kostenfrei herunterladen und nutzen. Die Erzieher*innen-App wird von der regio IT als ipa-Datei zur Verfügung gestellt und über das städtische MDM verteilt. Im Rahmen des Roll-Out wird der Kita-Kompass während der nächsten drei Jahre auf die übrigen 53 städtischen Kitas ausgedehnt und kann dann vom gesamten Kita-Personal sowie allen interessierten Eltern ebenfalls genutzt werden. Die oben beschriebenen Konzepte stehen bereits zur Verfügung.
Die Erfahrungen und Fortschritte im Rahmen des Projektes wurden/werden fortlaufend dokumentiert und kommuniziert. Die Entwicklung und Erprobung der App geschah in Zusammenarbeit mit drei Pilot-Kitas, in denen die Anwendung am 15.12.2021 produktiv gesetzt wurde. Seit der Produktivsetzung steht der Kita-Kompass vollumfänglich zur Verfügung. Interessierte Eltern können den Kita-Kompass im jeweiligen App-Store ihres Smartphones kostenfrei herunterladen und nutzen. Die Erzieher*innen-App wird von der regio IT als ipa-Datei zur Verfügung gestellt und über das städtische MDM verteilt. Im Rahmen des Roll-Out wird der Kita-Kompass während der nächsten drei Jahre auf die übrigen 53 städtischen Kitas ausgedehnt und kann dann vom gesamten Kita-Personal sowie allen interessierten Eltern ebenfalls genutzt werden. Die oben beschriebenen Konzepte stehen bereits zur Verfügung.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung?
(Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Das Projektbüro der Stadt Aachen und die Projektleitung stehen für interessierte Kommunen für Fragen rund um das Projekt zur Verfügung. Darüber hinaus wird nach Abschluss des Projektes die Projektdokumentation u. a. über die oben genannten Kontaktpersonen und den KDN bereitgestellt. Auch werden die Unterlagen auf der Webseite der Digitalen Modellregion Aachen https://www.aachen.de/de/stadt_buerger/Digitale-Modellregion/Digitale-Modellregion/index.html zur Verfügung gestellt. Daneben werden nach Abschluss des Projektes die Unterlagen über den KDN bereitgestellt. Die Projektdokumentation wird zentralisiert über die Datenbank des KDN abrufbar sein.
Das Projektbüro der Stadt Aachen und die Projektleitung stehen für interessierte Kommunen für Fragen rund um das Projekt zur Verfügung. Darüber hinaus wird nach Abschluss des Projektes die Projektdokumentation u. a. über die oben genannten Kontaktpersonen und den KDN bereitgestellt. Auch werden die Unterlagen auf der Webseite der Digitalen Modellregion Aachen https://www.aachen.de/de/stadt_buerger/Digitale-Modellregion/Digitale-Modellregion/index.html zur Verfügung gestellt. Daneben werden nach Abschluss des Projektes die Unterlagen über den KDN bereitgestellt. Die Projektdokumentation wird zentralisiert über die Datenbank des KDN abrufbar sein.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken?
(z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Um das Verwaltungstool des Kita-Kompass zu nutzen, ist ein Internetzugang an einem Computer erforderlich, da es sich hierbei um eine browser-basierte Anwendung handelt. Mit dem Kita-Kompass können Elternbriefe erstellt werden. Sollen diese auch analog zur Verfügung gestellt werden und dafür ausgedruckt werden müssen, ist ein Drucker notwendig. Ebenfalls benötigt die Kita-Leitung einen Drucker, um interessierten Eltern den Anmeldebogen sowie ihren QR-Code zur Authentifizierung ausdrucken zu können. Für die Nutzung der Erzieher*innen-App ist ein iPad nötig (zur Info: Die Stadt Aachen nutzt lediglich mobile Endgeräte, welche iOS als Betriebssystem nutzen. Dementsprechend wurde die Erzieher*innen-App nur für die Nutzung mit iPads entwickelt). Insgesamt muss pro Gruppe einer Einrichtung, in der der Kita-Kompass verwendet werden soll, jeweils ein iPad dauerhaft zur Verfügung stehen (z.B. Kita mit drei Gruppen -> drei iPads). Die iPads müssen über einen mobilen Internetzugang (WLAN oder Mobilfunk) verfügen. Bei Bedarf kann zusätzliches Zubehör für die iPads angeschafft werden (Hülle, Tastatur, Stift). In jedem Fall müssen Halterungen für die iPads in den Gruppenräumen installiert werden. In den Gruppenräumen sollte die Möglichkeit bestehen, die iPads laden zu können (Steckdose). Eltern benötigen zur Nutzung des Kita-Kompass ein internetfähiges Smartphone mit Kamera (die Kamera ist nötig, wenn man sich für den geschützten Bereich authentifizieren möchte). Um sich für den Kita-Kompass zu authentifizieren, müssen die Eltern zunächst den Anmeldebogen ausfüllen und diese bei ihrer Kita-Leitung abgeben. Daraufhin kann die Kita-Leitung den*die neue*n Nutzer*in anlegen und mit einem Klick einen individuellen QR-Code generieren. Dieser QR-Code darf nur persönlich die entsprechende Person ausgegeben werden und kann nur einmalig zur Authentifizierung mit der App verwendet werden.
Um das Verwaltungstool des Kita-Kompass zu nutzen, ist ein Internetzugang an einem Computer erforderlich, da es sich hierbei um eine browser-basierte Anwendung handelt. Mit dem Kita-Kompass können Elternbriefe erstellt werden. Sollen diese auch analog zur Verfügung gestellt werden und dafür ausgedruckt werden müssen, ist ein Drucker notwendig. Ebenfalls benötigt die Kita-Leitung einen Drucker, um interessierten Eltern den Anmeldebogen sowie ihren QR-Code zur Authentifizierung ausdrucken zu können. Für die Nutzung der Erzieher*innen-App ist ein iPad nötig (zur Info: Die Stadt Aachen nutzt lediglich mobile Endgeräte, welche iOS als Betriebssystem nutzen. Dementsprechend wurde die Erzieher*innen-App nur für die Nutzung mit iPads entwickelt). Insgesamt muss pro Gruppe einer Einrichtung, in der der Kita-Kompass verwendet werden soll, jeweils ein iPad dauerhaft zur Verfügung stehen (z.B. Kita mit drei Gruppen -> drei iPads). Die iPads müssen über einen mobilen Internetzugang (WLAN oder Mobilfunk) verfügen. Bei Bedarf kann zusätzliches Zubehör für die iPads angeschafft werden (Hülle, Tastatur, Stift). In jedem Fall müssen Halterungen für die iPads in den Gruppenräumen installiert werden. In den Gruppenräumen sollte die Möglichkeit bestehen, die iPads laden zu können (Steckdose). Eltern benötigen zur Nutzung des Kita-Kompass ein internetfähiges Smartphone mit Kamera (die Kamera ist nötig, wenn man sich für den geschützten Bereich authentifizieren möchte). Um sich für den Kita-Kompass zu authentifizieren, müssen die Eltern zunächst den Anmeldebogen ausfüllen und diese bei ihrer Kita-Leitung abgeben. Daraufhin kann die Kita-Leitung den*die neue*n Nutzer*in anlegen und mit einem Klick einen individuellen QR-Code generieren. Dieser QR-Code darf nur persönlich die entsprechende Person ausgegeben werden und kann nur einmalig zur Authentifizierung mit der App verwendet werden.
Organisatorische Voraussetzungen
(z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Für die Einführung des Kita-Kompass bedarf es der Beteiligung diverser Dienststellen, die im Rahmen der Umsetzung von IT-Projekten erforderlich sind. Bei der Stadt Aachen sind in diesem Zusammenhang folgende Dienststellen involviert gewesen: IT-Management, Organisationsmanagement, Datenschutz, Informationssicherheit, Rechtsamt, Personalrat, Gleichstellungsbüro, Schwerbehindertenvertretung und Stadtmarketing. Da es sich um ein Projekt im Bereich Kindertagesstätten handelt, waren und sind auch die Beteiligten aus dem Fachbereich Kinder, Jugend und Schule aufzunehmen. Bei der Stadt Aachen gehören dazu neben Leitungsebene vor allem die pädagogischen Teamleitungen sowie die Kita-Leitungen der betreffenden Einrichtungen.
Für die Einführung des Kita-Kompass bedarf es der Beteiligung diverser Dienststellen, die im Rahmen der Umsetzung von IT-Projekten erforderlich sind. Bei der Stadt Aachen sind in diesem Zusammenhang folgende Dienststellen involviert gewesen: IT-Management, Organisationsmanagement, Datenschutz, Informationssicherheit, Rechtsamt, Personalrat, Gleichstellungsbüro, Schwerbehindertenvertretung und Stadtmarketing. Da es sich um ein Projekt im Bereich Kindertagesstätten handelt, waren und sind auch die Beteiligten aus dem Fachbereich Kinder, Jugend und Schule aufzunehmen. Bei der Stadt Aachen gehören dazu neben Leitungsebene vor allem die pädagogischen Teamleitungen sowie die Kita-Leitungen der betreffenden Einrichtungen.
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Eine allgemeingültige Bezifferung der Einführungskosten gestaltet sich als schwierig. Auf die Erfahrungswerte der Stadt Aachen kann hier nicht zurückgegriffen werden, da die Projektkosten auch die technische Entwicklung des Kita-Kompass miteinschlossen. Nach Ablauf des Projektzeitraums handelt es sich beim Kita-Kompass nun um ein einsatzfähiges Tool, daher fallen für die Nachnutzung entsprechende Entwicklungskosten nicht mehr an. Schließlich müssen künftiger Nutzer*innen keine neue App entwickeln, sondern diese lediglich an ihre Bedürfnisse anpassen. Die Kosten für das entsprechende Customizing (z.B. mit Blick auf die Anpassung an ein anderes Corporate Design) hängen vom jeweiligen Aufwand ab und sind nicht pauschal zu schätzen. Je nach Internetnutzung (WLAN und/oder Mobilfunk) werden bauliche Maßnahmen in den Kitas notwendig. Eine Kostenschätzung kann hier jedoch nicht vorgenommen werden, da diese von baulichen Begebenheiten der einzelnen Kitas sowie der Verfügbarkeit von Baumaterial abhängt.
Eine allgemeingültige Bezifferung der Einführungskosten gestaltet sich als schwierig. Auf die Erfahrungswerte der Stadt Aachen kann hier nicht zurückgegriffen werden, da die Projektkosten auch die technische Entwicklung des Kita-Kompass miteinschlossen. Nach Ablauf des Projektzeitraums handelt es sich beim Kita-Kompass nun um ein einsatzfähiges Tool, daher fallen für die Nachnutzung entsprechende Entwicklungskosten nicht mehr an. Schließlich müssen künftiger Nutzer*innen keine neue App entwickeln, sondern diese lediglich an ihre Bedürfnisse anpassen. Die Kosten für das entsprechende Customizing (z.B. mit Blick auf die Anpassung an ein anderes Corporate Design) hängen vom jeweiligen Aufwand ab und sind nicht pauschal zu schätzen. Je nach Internetnutzung (WLAN und/oder Mobilfunk) werden bauliche Maßnahmen in den Kitas notwendig. Eine Kostenschätzung kann hier jedoch nicht vorgenommen werden, da diese von baulichen Begebenheiten der einzelnen Kitas sowie der Verfügbarkeit von Baumaterial abhängt.
Kosten des Betriebs
(Angabe jährlicher Kosten)
Für den Betrieb fallen Wartungs- und Supportkosten gemäß den vereinbarten Leistungsscheinen (SLA) an. Die genauen Kosten können noch nicht beziffert werden, da die Verhandlungen mit der regio IT noch laufen. Voraussichtlich ist jedoch mit Kosten von etwa 3.000€ (netto) monatlich zu rechnen.
Für den Betrieb fallen Wartungs- und Supportkosten gemäß den vereinbarten Leistungsscheinen (SLA) an. Die genauen Kosten können noch nicht beziffert werden, da die Verhandlungen mit der regio IT noch laufen. Voraussichtlich ist jedoch mit Kosten von etwa 3.000€ (netto) monatlich zu rechnen.
Personalaufwand bei Einführung
(Personentage und Zeitraum)
Auch mit Blick auf den Personalaufwand bei Einführung ist die Aufwandsschätzung schwierig, da während der bisherigen Projektlaufzeit auch Aufgaben im Rahmen der technischen Entwicklung anfielen, welche aufgrund der nun bestehenden Einsatzfähigkeit des Tools in der Nachnutzung nicht mehr auftreten werden. Die Projektleitung des Kita-Kompass war dauerhaft mit einer halben Stelle beschäftigt. Stand Dezember 2022 macht das ca. 250 PT. Eine repräsentative Schätzung für den Personalaufwand bei Einführung kann erst gegeben werden, sobald der Roll-Out des Kita-Kompass angelaufen und die ersten weiteren Einrichtungen an die App-Nutzung angeschlossen wurden. Für die Projektleitung im Rollout wurde eine Stelle mit 19.5h/Woche eingerichtet. Für die baulichen Maßnahmen (s.o.) werden ggf. weitere Personentage fällig.
Auch mit Blick auf den Personalaufwand bei Einführung ist die Aufwandsschätzung schwierig, da während der bisherigen Projektlaufzeit auch Aufgaben im Rahmen der technischen Entwicklung anfielen, welche aufgrund der nun bestehenden Einsatzfähigkeit des Tools in der Nachnutzung nicht mehr auftreten werden. Die Projektleitung des Kita-Kompass war dauerhaft mit einer halben Stelle beschäftigt. Stand Dezember 2022 macht das ca. 250 PT. Eine repräsentative Schätzung für den Personalaufwand bei Einführung kann erst gegeben werden, sobald der Roll-Out des Kita-Kompass angelaufen und die ersten weiteren Einrichtungen an die App-Nutzung angeschlossen wurden. Für die Projektleitung im Rollout wurde eine Stelle mit 19.5h/Woche eingerichtet. Für die baulichen Maßnahmen (s.o.) werden ggf. weitere Personentage fällig.
Personalaufwand bei Betrieb
(Angabe jährlicher Kosten)
Da der Rollout noch in Vorbereitung ist und daher noch keine Erfahrungswerte zur Verfügung stehen, ist eine konkrete Bezifferung des Personalaufwands (bei Betrieb) schwierig. Die entsprechende Stelle ist jedoch mit 19.5h/Woche vorgesehen. Allerdings ist an dieser Stelle schwierig zu differenzieren zwischen dem Personalaufwand für die Einführung und dem Personalaufwand für die Betreuung der Einrichtungen, die den Kita-Kompass bereits nutzen, da beide Aufgaben während des geplanten Zeitraums für den Rollout (2022-2024) von einer Person ausgeübt werden.
Da der Rollout noch in Vorbereitung ist und daher noch keine Erfahrungswerte zur Verfügung stehen, ist eine konkrete Bezifferung des Personalaufwands (bei Betrieb) schwierig. Die entsprechende Stelle ist jedoch mit 19.5h/Woche vorgesehen. Allerdings ist an dieser Stelle schwierig zu differenzieren zwischen dem Personalaufwand für die Einführung und dem Personalaufwand für die Betreuung der Einrichtungen, die den Kita-Kompass bereits nutzen, da beide Aufgaben während des geplanten Zeitraums für den Rollout (2022-2024) von einer Person ausgeübt werden.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
Wichtig sind vor allem Kenntnisse im Projekt- und Changemanagement, Affinität zur Digitalisierung und Kommunikationskompetenz. Ein grundlegendes Verständnis von Diversität und Technikakzeptanz ist hilfreich, ebenso wie Interesse an den Bedürfnissen von Kita-Personal und Eltern mit Kindern im entsprechenden Alter. Da die technische Umsetzung in der Hand des Dienstleisters liegt, ist kein komplexes IT-Wissen erforderlich.
Wichtig sind vor allem Kenntnisse im Projekt- und Changemanagement, Affinität zur Digitalisierung und Kommunikationskompetenz. Ein grundlegendes Verständnis von Diversität und Technikakzeptanz ist hilfreich, ebenso wie Interesse an den Bedürfnissen von Kita-Personal und Eltern mit Kindern im entsprechenden Alter. Da die technische Umsetzung in der Hand des Dienstleisters liegt, ist kein komplexes IT-Wissen erforderlich.
Mögliche Finanzierungsquellen
Fördermittel, Haushaltsmittel
Fördermittel, Haushaltsmittel
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
Monetäre Einsparungen ergeben sich durch die Verwaltungsdigitalisierung eher mittelfristig. Der Kita-Kompass bietet jedoch viele praktische Vorteile für Sorgeberechtigte und Kita-Personal: Vor allem für die pädagogische Arbeit in den Einrichtungen schafft der Kita-Kompass einen deutlichen Mehrwert. Zum einen erleichtert er die Kita-Organisation im Alltag. Verwaltungstätigkeiten wie die Dokumentation von An- und Abwesenheiten, welche ebenfalls Aufgabe des Kita-Personals sind, werden digital unterstützt und führen so zu Zeitersparnissen. Dieses Mehr an Zeit können die Kita-Mitarbeitenden in die pädagogische Arbeit mit den Kindern investieren. Langfristig sollen auch weitere Tätigkeiten durch den Kita-Kompass unterstützt und Schnittstellen aufgebaut werden beispielsweise im Rahmen der Essensgeldabrechnung. Auch die Elternarbeit, ebenfalls eine wichtige Aufgabe in den Einrichtungen, wird durch den Kita-Kompass unterstützt. Eltern können sich bei Bedarf direkt an die zuständigen Erzieher*innen wenden. Ebenso können die Kita-Mitarbeitenden bei Bedarf direkten Kontakt mit den Eltern aufnehmen. Aktuelle Informationen müssen zukünftig nicht mehr auf analogem Weg verteilt oder in den Kitas ausgehängt werden, sondern können digital, zielgruppen-gerichtet und mit geringem Zeitaufwand an die Sorgeberechtigten verteilt werden. Durch das Umfrage-Tool wird außerdem die Organisation von Veranstaltungen wie Eltern-Abende, Laternen-Basteln, etc. erleichtert und beschleunigt. Das Betreuungsmodul unterstützt die Eltern bei der Wahrnehmung ihres Betreuungsauftrages und entlastet Sorgeberechtigte wie auch Erzieher*innen, die bislang regelmäßig mit Mehrarbeit bedingt durch Betreuungsengpässe konfrontiert waren. Durch die Transparenz von Sport- und Bildungsangeboten für Kinder, Eltern und Familien leistet der Kita-Kompass weiterhin einen Beitrag zur Wahrnehmung des Bildungsauftrags sowie zur Verringerung der Bildungs-Ungleichheit.
Monetäre Einsparungen ergeben sich durch die Verwaltungsdigitalisierung eher mittelfristig. Der Kita-Kompass bietet jedoch viele praktische Vorteile für Sorgeberechtigte und Kita-Personal: Vor allem für die pädagogische Arbeit in den Einrichtungen schafft der Kita-Kompass einen deutlichen Mehrwert. Zum einen erleichtert er die Kita-Organisation im Alltag. Verwaltungstätigkeiten wie die Dokumentation von An- und Abwesenheiten, welche ebenfalls Aufgabe des Kita-Personals sind, werden digital unterstützt und führen so zu Zeitersparnissen. Dieses Mehr an Zeit können die Kita-Mitarbeitenden in die pädagogische Arbeit mit den Kindern investieren. Langfristig sollen auch weitere Tätigkeiten durch den Kita-Kompass unterstützt und Schnittstellen aufgebaut werden beispielsweise im Rahmen der Essensgeldabrechnung. Auch die Elternarbeit, ebenfalls eine wichtige Aufgabe in den Einrichtungen, wird durch den Kita-Kompass unterstützt. Eltern können sich bei Bedarf direkt an die zuständigen Erzieher*innen wenden. Ebenso können die Kita-Mitarbeitenden bei Bedarf direkten Kontakt mit den Eltern aufnehmen. Aktuelle Informationen müssen zukünftig nicht mehr auf analogem Weg verteilt oder in den Kitas ausgehängt werden, sondern können digital, zielgruppen-gerichtet und mit geringem Zeitaufwand an die Sorgeberechtigten verteilt werden. Durch das Umfrage-Tool wird außerdem die Organisation von Veranstaltungen wie Eltern-Abende, Laternen-Basteln, etc. erleichtert und beschleunigt. Das Betreuungsmodul unterstützt die Eltern bei der Wahrnehmung ihres Betreuungsauftrages und entlastet Sorgeberechtigte wie auch Erzieher*innen, die bislang regelmäßig mit Mehrarbeit bedingt durch Betreuungsengpässe konfrontiert waren. Durch die Transparenz von Sport- und Bildungsangeboten für Kinder, Eltern und Familien leistet der Kita-Kompass weiterhin einen Beitrag zur Wahrnehmung des Bildungsauftrags sowie zur Verringerung der Bildungs-Ungleichheit.
Indirekte Einsparungen
Für die Bürger*innen, deren Kind in einer mit dem Kita-Kompass ausgestatteten Einrichtung untergebracht ist, wird die Organisation des Alltags mit Kind deutlich erleichtert. Bei Bedarf ist es möglich, zeit- und ortsunabhängig mit dem Kita-Personal in Kontakt zu treten und organisatorische Absprachen auf die App zu verlegen. So bleibt mehr Zeit für den persönlichen Austausch und für die Kita vor allem mehr Zeit für die pädagogische Arbeit mit den Kindern, was diesen kurz- und langfristig zugutekommen wird. Durch den Anschluss an den Kita-Kompass wird die Kita, die heute noch stark von analogen Prozessen dominiert ist, digitaler und damit zukunftsorientierter. Neben der Nutzung des Kita-Kompass ist auch denkbar, dem Kita-Personal weitere Nutzungsmöglichkeiten zur Verrichtung ihrer dienstlichen Tätigkeiten zur Verfügung zu stellen bzw. den Anschluss an das Internet auch zur pädagogischen Arbeit mit den Kindern zu nutzen. Das bietet nicht nur einen praktischen Mehrwert für die Mitarbeitenden in der Kita, sondern steigert auch die Arbeitszufriedenheit nach einer gewissen Eingewöhnungsphase. Die Verwendung des Kita-Kompass stellt nicht nur einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung dar, sondern leistet weiterhin auch einen nachhaltigen Beitrag im Sinne der 17 Nachhaltigkeitsziele der Vereinten Nationen: Bildung für alle (Ziel 4),Verringerung von Ungleichheiten (Ziel 10), Nachhaltige Gestaltung von Städten und Siedlungen, inklusiv, sicher und nachhaltig (Ziel 11).
Für die Bürger*innen, deren Kind in einer mit dem Kita-Kompass ausgestatteten Einrichtung untergebracht ist, wird die Organisation des Alltags mit Kind deutlich erleichtert. Bei Bedarf ist es möglich, zeit- und ortsunabhängig mit dem Kita-Personal in Kontakt zu treten und organisatorische Absprachen auf die App zu verlegen. So bleibt mehr Zeit für den persönlichen Austausch und für die Kita vor allem mehr Zeit für die pädagogische Arbeit mit den Kindern, was diesen kurz- und langfristig zugutekommen wird. Durch den Anschluss an den Kita-Kompass wird die Kita, die heute noch stark von analogen Prozessen dominiert ist, digitaler und damit zukunftsorientierter. Neben der Nutzung des Kita-Kompass ist auch denkbar, dem Kita-Personal weitere Nutzungsmöglichkeiten zur Verrichtung ihrer dienstlichen Tätigkeiten zur Verfügung zu stellen bzw. den Anschluss an das Internet auch zur pädagogischen Arbeit mit den Kindern zu nutzen. Das bietet nicht nur einen praktischen Mehrwert für die Mitarbeitenden in der Kita, sondern steigert auch die Arbeitszufriedenheit nach einer gewissen Eingewöhnungsphase. Die Verwendung des Kita-Kompass stellt nicht nur einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung dar, sondern leistet weiterhin auch einen nachhaltigen Beitrag im Sinne der 17 Nachhaltigkeitsziele der Vereinten Nationen: Bildung für alle (Ziel 4),Verringerung von Ungleichheiten (Ziel 10), Nachhaltige Gestaltung von Städten und Siedlungen, inklusiv, sicher und nachhaltig (Ziel 11).
Langfristiger Nutzen
(z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Die Einführung des Kita-Kompass bietet den Einstieg in eine weiterreichende Digitalisierung von Kindertageseinrichtungen, die nicht nur einen praktischen Nutzen, sondern auch einen nachhaltigen Effekt hat. Auch wenn es sich bei dem Kita-Kompass bereits heute um ein einsatzfähiges Tool handelt, soll die Anwendung laufend weiterentwickelt werden. Aus Verwaltung und den Pilot-Kitas bestehen bereits diverse Ideen, die im Rahmen der Weiterentwicklung umgesetzt werden könnten, um sich den Bedürfnissen der Nutzer*innen immer weiter anzupassen. Beispielsweise steht aus internen Gesprächen sowie einem ersten Austausch mit einer Interessentin die Idee im Raum, den Kita-Kompass für die Nutzung in Grundschulen weiterzuentwickeln. Aber auch Weiterentwicklungen des Kita-Kompass an sich sind in der Diskussion. Ideen sind beispielsweise die Entsperrung mit Fingerabdruck, ein interner Kita-Kalender oder die Anbindung an die Essensgeldabrechung.
Die Einführung des Kita-Kompass bietet den Einstieg in eine weiterreichende Digitalisierung von Kindertageseinrichtungen, die nicht nur einen praktischen Nutzen, sondern auch einen nachhaltigen Effekt hat. Auch wenn es sich bei dem Kita-Kompass bereits heute um ein einsatzfähiges Tool handelt, soll die Anwendung laufend weiterentwickelt werden. Aus Verwaltung und den Pilot-Kitas bestehen bereits diverse Ideen, die im Rahmen der Weiterentwicklung umgesetzt werden könnten, um sich den Bedürfnissen der Nutzer*innen immer weiter anzupassen. Beispielsweise steht aus internen Gesprächen sowie einem ersten Austausch mit einer Interessentin die Idee im Raum, den Kita-Kompass für die Nutzung in Grundschulen weiterzuentwickeln. Aber auch Weiterentwicklungen des Kita-Kompass an sich sind in der Diskussion. Ideen sind beispielsweise die Entsperrung mit Fingerabdruck, ein interner Kita-Kalender oder die Anbindung an die Essensgeldabrechung.
Nutzen für Stakeholder
(z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Die Digitalisierung in den Kitas mit einem bedarfsgerechten Tool wie dem Kita-Kompass voranzutreiben, wird sich positiv auf die pädagogische sowie administrative Arbeit in den Kitas auswirken, ebenso wie auf das Commitment und die Zufriedenheit der Eltern. Die Entlastung und Unterstützung, die Eltern und Kita-Personal erfahren, wird sich gleichermaßen positiv auf die Kinder auswirken.
Die Digitalisierung in den Kitas mit einem bedarfsgerechten Tool wie dem Kita-Kompass voranzutreiben, wird sich positiv auf die pädagogische sowie administrative Arbeit in den Kitas auswirken, ebenso wie auf das Commitment und die Zufriedenheit der Eltern. Die Entlastung und Unterstützung, die Eltern und Kita-Personal erfahren, wird sich gleichermaßen positiv auf die Kinder auswirken.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO); Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland (v.a. Artikel 10: Brief-, Post- und Fernmeldegeheimnis); § 206 StGB (Verletzung Fernmeldegeheimnis); § 88 Abs. 1 Satz 1 Telekommunikationsgesetz (alte Fassung); sowie das neue TTDSG § 3 Abs 1 Satz 1; IT-Sicherheit, Kinderschutz
EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO); Grundgesetz der Bundesrepublik Deutschland (v.a. Artikel 10: Brief-, Post- und Fernmeldegeheimnis); § 206 StGB (Verletzung Fernmeldegeheimnis); § 88 Abs. 1 Satz 1 Telekommunikationsgesetz (alte Fassung); sowie das neue TTDSG § 3 Abs 1 Satz 1; IT-Sicherheit, Kinderschutz
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Aufgrund der geltenden Dienstvereinbarung zur Nutzung mobiler Endgeräte, war es uns nicht gestattet, App-Tests auf privaten Endgeräten durchzuführen. Es wurden daher eigens für die Tests Testgeräte angeschafft bzw. durch das städtische IT-Management zur Verfügung gestellt und mit der benötigten Software ausgestattet. Mit Inkrafttreten des neuen TTDSG mussten Anpassungen bei der Sichtbarkeit von Teilnehmer*innen im Chat vorgenommen werden. Diese Anpassung war mit unvorhergesehenem Entwicklungsaufwand verbunden, wurde jedoch unproblematisch vom technischen Dienstleister umgesetzt, da es sich nicht um einen regulären Change Request handelte, sondern um die Umsetzung geltenden Rechts. Es sind keine zeitlichen Verzögerungen hierdurch entstanden.
Aufgrund der geltenden Dienstvereinbarung zur Nutzung mobiler Endgeräte, war es uns nicht gestattet, App-Tests auf privaten Endgeräten durchzuführen. Es wurden daher eigens für die Tests Testgeräte angeschafft bzw. durch das städtische IT-Management zur Verfügung gestellt und mit der benötigten Software ausgestattet. Mit Inkrafttreten des neuen TTDSG mussten Anpassungen bei der Sichtbarkeit von Teilnehmer*innen im Chat vorgenommen werden. Diese Anpassung war mit unvorhergesehenem Entwicklungsaufwand verbunden, wurde jedoch unproblematisch vom technischen Dienstleister umgesetzt, da es sich nicht um einen regulären Change Request handelte, sondern um die Umsetzung geltenden Rechts. Es sind keine zeitlichen Verzögerungen hierdurch entstanden.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices
(Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Für die Entwicklung neuer digitaler Anwendungen ist es empfehlenswert, ein detailliertes Testkonzept zu erstellen und mit den beteiligten Personen rechtzeitig vor Testbeginn abzustimmen. In unserem Fall gab es zwar ein Testkonzept, dieses führte jedoch nicht weit genug und musste daher nachträglich angepasst werden. Außerdem ist zu empfehlen, die Zielgruppe, welche später die Anwendung nutzen soll, intensiv in Entwicklung und Test miteinzubeziehen, um erstens die Bedürfnisse der Zielgruppe ausreichend abdecken zu können und im weiteren Verlauf eine Akzeptanz der neuen Technik sicherzustellen. Im Rahmen der Testphase wurde begonnen, nicht nur in regelmäßigen Abständen mit einer festen Testgruppe aus der Verwaltung zu testen, sondern auch regelmäßig gemeinsame Testzeiten mit den Entwickler*innen der Anwendung durchzuführen. Diese gemeinsamen Tests waren sehr produktiv und konstruktiv, da so die Möglichkeit bestand, unklare Fehlermeldungen zu reproduzieren und über mögliche Lösungsansätze miteinander zu beraten.
Für die Entwicklung neuer digitaler Anwendungen ist es empfehlenswert, ein detailliertes Testkonzept zu erstellen und mit den beteiligten Personen rechtzeitig vor Testbeginn abzustimmen. In unserem Fall gab es zwar ein Testkonzept, dieses führte jedoch nicht weit genug und musste daher nachträglich angepasst werden. Außerdem ist zu empfehlen, die Zielgruppe, welche später die Anwendung nutzen soll, intensiv in Entwicklung und Test miteinzubeziehen, um erstens die Bedürfnisse der Zielgruppe ausreichend abdecken zu können und im weiteren Verlauf eine Akzeptanz der neuen Technik sicherzustellen. Im Rahmen der Testphase wurde begonnen, nicht nur in regelmäßigen Abständen mit einer festen Testgruppe aus der Verwaltung zu testen, sondern auch regelmäßig gemeinsame Testzeiten mit den Entwickler*innen der Anwendung durchzuführen. Diese gemeinsamen Tests waren sehr produktiv und konstruktiv, da so die Möglichkeit bestand, unklare Fehlermeldungen zu reproduzieren und über mögliche Lösungsansätze miteinander zu beraten.
Lessons Learned
(Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Die Tests digitaler Anwendungen dauern häufig länger als ursprünglich eingeplant. Es sollte daher vermieden werden, die Testphasen zu kurz zu halten. Es ist besser, umfangreich und regelmäßig zu testen, als den Anwender*innen eine App zur Verfügung zu stellen, die viele Fehler enthält.
Die Tests digitaler Anwendungen dauern häufig länger als ursprünglich eingeplant. Es sollte daher vermieden werden, die Testphasen zu kurz zu halten. Es ist besser, umfangreich und regelmäßig zu testen, als den Anwender*innen eine App zur Verfügung zu stellen, die viele Fehler enthält.
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
AP1: Projektmanagement AP2: Bedarfsanalyse AP3: technische Umsetzung AP4: technische Ausstattung AP5: Schulung Kitas AP6: Testphase AP7: Produktivsetzung AP8: Feedback und Begleitforschung Die hier vorgenommene Einteilung hat sich gut bewährt, um sukzessive das Projekt Kita-Kompass voranzubringen. Die Arbeitspakete 3 und 4 bzw. 5 und 6 haben sich phasenweise überschnitten, was jedoch kein Problem darstellte, da Aufgaben innerhalb der Arbeitspakete entweder unabhängig voneinander ausgeführt werden konnten oder hilfreiche Synergien durch die parallele Bearbeitung entstanden (z.B. Anregungen aus den Schulungen der Kitas konnten innerhalb der Tests aufgriffen werden).
AP1: Projektmanagement AP2: Bedarfsanalyse AP3: technische Umsetzung AP4: technische Ausstattung AP5: Schulung Kitas AP6: Testphase AP7: Produktivsetzung AP8: Feedback und Begleitforschung Die hier vorgenommene Einteilung hat sich gut bewährt, um sukzessive das Projekt Kita-Kompass voranzubringen. Die Arbeitspakete 3 und 4 bzw. 5 und 6 haben sich phasenweise überschnitten, was jedoch kein Problem darstellte, da Aufgaben innerhalb der Arbeitspakete entweder unabhängig voneinander ausgeführt werden konnten oder hilfreiche Synergien durch die parallele Bearbeitung entstanden (z.B. Anregungen aus den Schulungen der Kitas konnten innerhalb der Tests aufgriffen werden).
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes
(ggf. Zeitplan im Anhang)
Das Projekt „Kita-Kompass“ war auf eine Gesamtlaufzeit von 24 Monaten festgelegt (01.01.2020-31.12.2021). Die Zeitplanung wurde im Laufe des Projekts mehrfach an die gegebenen Umstände angepasst. Die Meilensteinplanung Stand 15.10.2021 findet sich im Anhang (A1).
Das Projekt „Kita-Kompass“ war auf eine Gesamtlaufzeit von 24 Monaten festgelegt (01.01.2020-31.12.2021). Die Zeitplanung wurde im Laufe des Projekts mehrfach an die gegebenen Umstände angepasst. Die Meilensteinplanung Stand 15.10.2021 findet sich im Anhang (A1).
Projektphasen und Meilensteine
Meilenstein 1: Bedarfsanalyse – Oktober 2020. Meilenstein 2: technische Ausstattung der Kitas – April 2021. Meilenstein 3: technische Umsetzung – August 2021. Meilenstein 4: Testphase – Dezember 2021. Meilenstein 5: Schulungen Kita-Personal – November 2021 Meilenstein 6: Produktivsetzung – Dezember 2021
Meilenstein 1: Bedarfsanalyse – Oktober 2020. Meilenstein 2: technische Ausstattung der Kitas – April 2021. Meilenstein 3: technische Umsetzung – August 2021. Meilenstein 4: Testphase – Dezember 2021. Meilenstein 5: Schulungen Kita-Personal – November 2021 Meilenstein 6: Produktivsetzung – Dezember 2021
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
Erste konkrete Überlegungen: April 2019, Stellungnahme zur Förderfähigkeit des Projekts am 14.08.2019 (Antragsversion vom 16.07.), Zuwendungsbescheid: 05.12.2019, Durchführungszeitraum: 01.01.2020-31.12.2021, Rollout auf die übrigen städtischen Kitas geplant 2022-2024
Erste konkrete Überlegungen: April 2019, Stellungnahme zur Förderfähigkeit des Projekts am 14.08.2019 (Antragsversion vom 16.07.), Zuwendungsbescheid: 05.12.2019, Durchführungszeitraum: 01.01.2020-31.12.2021, Rollout auf die übrigen städtischen Kitas geplant 2022-2024
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut?
(ggf. Projektorganigramm im Anhang)
• Projektleitung: Stadt Aachen • technischer Dienstleister für die Entwicklung des Kita-Kompass: regio IT
• Projektleitung: Stadt Aachen • technischer Dienstleister für die Entwicklung des Kita-Kompass: regio IT
Welche Rollen gibt es im Projekt?
• Projektleitung auf Seiten der Stadt Aachen • IT-Management • Organisationsmanagement • Recht • Datenschutz • Informationssicherheit • Kinderschutz • Personalrat • Stadtmarketing • Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz • Gebäudemanagement • Kita-Personal und Eltern • Technische Projektleitung auf Seiten der regio IT
• Projektleitung auf Seiten der Stadt Aachen • IT-Management • Organisationsmanagement • Recht • Datenschutz • Informationssicherheit • Kinderschutz • Personalrat • Stadtmarketing • Arbeitsmedizin und Arbeitsschutz • Gebäudemanagement • Kita-Personal und Eltern • Technische Projektleitung auf Seiten der regio IT
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
• Projektmanagement • IT-Wissen • verwaltungsspezifische Kenntnisse • Wissen über Abläufe in der Kita
• Projektmanagement • IT-Wissen • verwaltungsspezifische Kenntnisse • Wissen über Abläufe in der Kita
Wie hoch ist der Personalaufwand?
(VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
Dienstleistungen im Rahmen von Betrieb und Wartung werden extern über die regio IT eingekauft, daher ist der Personalaufwand nicht zu abzuschätzen. Neben der Projektleitung (ausführliche Erklärung s.o.) liegt der Kita-Kompass in der Hauptsache beim Kita-Personal. Hier soll jedoch kein zusätzlicher Personalaufwand entstehen, sondern das Kita-Personal bei der Ausübung ihrer dienstlichen Pflichten unterstützt werden. Die Verwendung des Kita-Kompass ist daher Bestandteil der täglichen Arbeit. Alle anderen Kolleg*innen aus den übrigen Fachbereichen werden lediglich hinzugezogen, wenn Entscheidungen zu treffen sind oder bestimmtes Fachwissen vonnöten ist. Der Personalaufwand ist daher nicht konkret zu benennen.
Dienstleistungen im Rahmen von Betrieb und Wartung werden extern über die regio IT eingekauft, daher ist der Personalaufwand nicht zu abzuschätzen. Neben der Projektleitung (ausführliche Erklärung s.o.) liegt der Kita-Kompass in der Hauptsache beim Kita-Personal. Hier soll jedoch kein zusätzlicher Personalaufwand entstehen, sondern das Kita-Personal bei der Ausübung ihrer dienstlichen Pflichten unterstützt werden. Die Verwendung des Kita-Kompass ist daher Bestandteil der täglichen Arbeit. Alle anderen Kolleg*innen aus den übrigen Fachbereichen werden lediglich hinzugezogen, wenn Entscheidungen zu treffen sind oder bestimmtes Fachwissen vonnöten ist. Der Personalaufwand ist daher nicht konkret zu benennen.
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Die Projektleitung ist auch im Regelbetrieb weiter involviert. Zum einen, weil sie auch für das Projekt Roll-Out die Leitung übernimmt, zum anderen weil sie als Key-Userin für das Kita-Personal die Anwendungsbetreuung sicherstellt. Ist der Kita-Kompass erst einmal in allen Einrichtungen im Einsatz, wird die Projektleitung nicht mehr benötigt, sondern lediglich noch eine Key-Userin für die Anwendungsbetreuung.
Die Projektleitung ist auch im Regelbetrieb weiter involviert. Zum einen, weil sie auch für das Projekt Roll-Out die Leitung übernimmt, zum anderen weil sie als Key-Userin für das Kita-Personal die Anwendungsbetreuung sicherstellt. Ist der Kita-Kompass erst einmal in allen Einrichtungen im Einsatz, wird die Projektleitung nicht mehr benötigt, sondern lediglich noch eine Key-Userin für die Anwendungsbetreuung.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
• Mitarbeiter*innen der Verwaltung im Bereich Kitas und Tagespflege (z.B. pädagogische Teamleitungen) • Kita-Personal • Personalrat • Datenschutz • Arbeitsschutz • Kinderschutz • Stadtmarketing • Rechtsamt • IT-Management
• Mitarbeiter*innen der Verwaltung im Bereich Kitas und Tagespflege (z.B. pädagogische Teamleitungen) • Kita-Personal • Personalrat • Datenschutz • Arbeitsschutz • Kinderschutz • Stadtmarketing • Rechtsamt • IT-Management
Wie sieht das Modell zur Beauftragung bzw. zur Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen Akteuren und Mandanten
(z.B. Kommune aus)
Die Stadt Aachen hat einen Rahmendienstleistungsvertrag mit der regio iT, bei der nahezu alle Systeme der Stadt Aachen gehostet werden. Im Rahmen eines Inhouse-Geschäfts wird die regio IT zentral durch das IT-Management beauftragt.
Die Stadt Aachen hat einen Rahmendienstleistungsvertrag mit der regio iT, bei der nahezu alle Systeme der Stadt Aachen gehostet werden. Im Rahmen eines Inhouse-Geschäfts wird die regio IT zentral durch das IT-Management beauftragt.
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Es fand keine konventionelle Beschaffung im Rahmen des Projektes statt.
Es fand keine konventionelle Beschaffung im Rahmen des Projektes statt.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante
(Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Ängste und Vorbehalte in Bezug auf die Digitalisierung/Veränderung muss begegnet werden. Die Bereiche und ihre Mitarbeiter*innen sind davon zu überzeugen, dass der digitale Wandel unumgänglich ist und auch viele Chancen bietet. Dies ist besonders wichtig mit Blick auf die Zielgruppe des Kita-Kompass, dem Kita-Personal. Gerade im Bereich Kindertagesstätten ist der Alltag von analogen Prozessen gekennzeichnet und digitale Themen werden oftmals nur am Rande bedient. Um eine Akzeptanz für diese neue Technik zu schaffen, ist es ganz wichtig, die Kitas von Anfang an miteinzubinden und ihnen das Gefühl zu vermitteln, dass ihre Ansichten, Bedürfnisse und Sorgen berücksichtigt werden. Es darf nicht das Gefühl entstehen, dass ihnen die neue Technik ohne Wahlfreiheit aufgezwungen wird. Im Kita-Kompass ist es wichtig, Diversität mitzudenken. Die Kita-Landschaft einschließlich Personal, Kindern und Eltern ist sehr heterogen und vielseitig. Das muss bei der Einführung des Kita-Kompass sowie auch dem laufenden Produktivbetrieb berücksichtigt werden.
Ängste und Vorbehalte in Bezug auf die Digitalisierung/Veränderung muss begegnet werden. Die Bereiche und ihre Mitarbeiter*innen sind davon zu überzeugen, dass der digitale Wandel unumgänglich ist und auch viele Chancen bietet. Dies ist besonders wichtig mit Blick auf die Zielgruppe des Kita-Kompass, dem Kita-Personal. Gerade im Bereich Kindertagesstätten ist der Alltag von analogen Prozessen gekennzeichnet und digitale Themen werden oftmals nur am Rande bedient. Um eine Akzeptanz für diese neue Technik zu schaffen, ist es ganz wichtig, die Kitas von Anfang an miteinzubinden und ihnen das Gefühl zu vermitteln, dass ihre Ansichten, Bedürfnisse und Sorgen berücksichtigt werden. Es darf nicht das Gefühl entstehen, dass ihnen die neue Technik ohne Wahlfreiheit aufgezwungen wird. Im Kita-Kompass ist es wichtig, Diversität mitzudenken. Die Kita-Landschaft einschließlich Personal, Kindern und Eltern ist sehr heterogen und vielseitig. Das muss bei der Einführung des Kita-Kompass sowie auch dem laufenden Produktivbetrieb berücksichtigt werden.
Laufend
(Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Eine Herausforderung bestand darin, dass zu Beginn des Projekts nicht-vorhersehbare Kosten gedeckt werden mussten. Dazu gehörten z.B. die Android-Testgeräte, die angeschafft werden mussten. Das konkrete Testkonzept wurde erst im Laufe des Projekts entwickelt, sodass hier kurzfristiger Handlungsbedarf bestand (Lösung: Der Fachbereich stellte zügig die erforderlichen Mittel zur Verfügung). Im Rahmen der verwaltungsinternen Tests zeigte sich, dass es keine sinnvolle Teststrategie ist, als Einzelperson den Kita-Kompass zu testen, weil der Kita-Kompass von der Interaktion der Nutzer*innen lebt (Lösung: Es wurde eine fixe verwaltungsinterne Testgruppe ins Leben gerufen, die regelmäßig gemeinsam den Kita-Kompass getestet hat). Im Rahmen der ersten Tests in den Kitas fiel auf, dass in jeweils einem Gruppenraum zweier Pilot-Kitas das WLAN-Signal nicht stark genug war, damit sich die iPads mit dem WLAN verbinden konnten. Ohne Internet war der Kita-Kompass allerdings nicht nutzbar (Lösung: Über das IT-Management wurden kurzfristig Sim-Karten beschafft, sodass über die Verbindung zum Mobilfunk-Netz die Nutzung des Kita-Kompass wieder möglich war).
Eine Herausforderung bestand darin, dass zu Beginn des Projekts nicht-vorhersehbare Kosten gedeckt werden mussten. Dazu gehörten z.B. die Android-Testgeräte, die angeschafft werden mussten. Das konkrete Testkonzept wurde erst im Laufe des Projekts entwickelt, sodass hier kurzfristiger Handlungsbedarf bestand (Lösung: Der Fachbereich stellte zügig die erforderlichen Mittel zur Verfügung). Im Rahmen der verwaltungsinternen Tests zeigte sich, dass es keine sinnvolle Teststrategie ist, als Einzelperson den Kita-Kompass zu testen, weil der Kita-Kompass von der Interaktion der Nutzer*innen lebt (Lösung: Es wurde eine fixe verwaltungsinterne Testgruppe ins Leben gerufen, die regelmäßig gemeinsam den Kita-Kompass getestet hat). Im Rahmen der ersten Tests in den Kitas fiel auf, dass in jeweils einem Gruppenraum zweier Pilot-Kitas das WLAN-Signal nicht stark genug war, damit sich die iPads mit dem WLAN verbinden konnten. Ohne Internet war der Kita-Kompass allerdings nicht nutzbar (Lösung: Über das IT-Management wurden kurzfristig Sim-Karten beschafft, sodass über die Verbindung zum Mobilfunk-Netz die Nutzung des Kita-Kompass wieder möglich war).
Ex Post
(Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Der Kita-Kompass wurde bisher von Kita-Personal und Eltern gut angenommen und genutzt. Als Herausforderung zeichnet sich bisher lediglich ab, dass der Betrieb des Kita-Kompass teurer ist als ursprünglich erwartet. Die Gründe dafür liegen in der Entwicklung und sind nachvollziehbar, allerdings wurde bei der Haushaltsanmeldung für das Jahr 2022 eine geringere Summe angegeben. Sollten die in der Veränderungsnachweisung gemeldeten Mittel nicht genehmigt werden, werden die Mittel an anderer Stelle bereitgestellt werden müssen.
Der Kita-Kompass wurde bisher von Kita-Personal und Eltern gut angenommen und genutzt. Als Herausforderung zeichnet sich bisher lediglich ab, dass der Betrieb des Kita-Kompass teurer ist als ursprünglich erwartet. Die Gründe dafür liegen in der Entwicklung und sind nachvollziehbar, allerdings wurde bei der Haushaltsanmeldung für das Jahr 2022 eine geringere Summe angegeben. Sollten die in der Veränderungsnachweisung gemeldeten Mittel nicht genehmigt werden, werden die Mittel an anderer Stelle bereitgestellt werden müssen.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Es wurden keine Alternativen für die Projektumsetzung in Betracht gezogen.
Es wurden keine Alternativen für die Projektumsetzung in Betracht gezogen.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Aus Sicht der Stadt Aachen gibt es hierzu keine äquivalenten Alternativen. Es gibt zwar inzwischen ein paar andere Apps für den Bereich Kindertagesstätten, diese bieten jedoch nicht die nötigen Funktionen. Das Betreuungsmodul beispielweise ist einzigartig ebenso wie die Bündelung der Sport- und Bildungsangebote. Die Möglichkeit für das Kita-Personal, Umfragen zu schalten, findet sich in anderen Anwendungen ebenfalls nicht. Außerdem konnte der Kita-Kompass durch die eigene Entwicklung im Corporate Design der Stadt gestaltet werden und fügt sich so in das Gesamtbild.
Aus Sicht der Stadt Aachen gibt es hierzu keine äquivalenten Alternativen. Es gibt zwar inzwischen ein paar andere Apps für den Bereich Kindertagesstätten, diese bieten jedoch nicht die nötigen Funktionen. Das Betreuungsmodul beispielweise ist einzigartig ebenso wie die Bündelung der Sport- und Bildungsangebote. Die Möglichkeit für das Kita-Personal, Umfragen zu schalten, findet sich in anderen Anwendungen ebenfalls nicht. Außerdem konnte der Kita-Kompass durch die eigene Entwicklung im Corporate Design der Stadt gestaltet werden und fügt sich so in das Gesamtbild.
Sonstiges
Anmerkungen
Haben Sie weitere Kommentare oder Anregungen?
Keine weiteren Anmerkungen oder Kommentare.
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