Umsetzungsprojekte
| Projekttitel | Serviceportal Stadt Bielefeld |
|---|---|
| Projektbeschreibung | Mit dem Serviceportal der Stadt Bielefeld wird ein zentraler Zugangspunkt für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen für den Kontakt mit der Verwaltung geschaffen. Durch eine bürgerorientierte Gestaltung und einen nutzerfreundlichen Aufbau wird ein positives Anwendungserlebnis vermittelt. Das Projekt umfasst etwa die Erweiterung des Serviceportals um Geoportal-Funktionalitäten, die auf Open Source basieren. Auch die Optimierung vorhandener sowie die Entwicklung neuer Online-Dienste steht im Fokus. Neue Leistungen, die für Bürgerinnen und Bürger über das Portal bereitgestellt werden, sind zum Beispiel die Beantragung von Besuchertages- oder Sonderparkausweisen, die Beantragung einer Ausnahmegenehmigung zum Abstellen von Schuttmulden, die Meldung als Wahlhelferin oder Wahlhelfer sowie die Bestellung oder Änderung von Mülltonnen. |
| Vorbereitung (Projektantrag bewilligt) | |
| Konzeption (Umsetzung beauftragt) | |
| Umsetzung (Inbetriebnahme Modellregionen) | |
| Projektabschluss | |
| Projektleitung | Stefan Thias +49 521 51-5198 stefan.thias@bielefeld.de |
| Alleinstellungsmerkmal | - Verknüpfung des Serviceportals mit dem Geoportal der Stadt Bielefeld - einheitliche und komfortable Darstellung und Bearbeitung von georeferenzierten Informationen - Bereitstellung und Einbindung von Geoinformationen über das Serviceportal der Stadt Bielefeld mit einem webbasierten Client - Bereitstellung des Kartenklienten inkl. des Geo-Editors auf Basis von Open-Source |
| Nutzen für alle Kommunen | Die Serviceportal Projekte der OWL-Region haben während der Projektlaufzeit eine interkommunale Austauschgruppe "AG Serviceportale" aufgebaut. Der Open-Source Geo-Editor kann von anderen Kommunen nachgenutzt werden zur Unterstützung der Bürger:innen und Verwaltungsmitarbeiter:innen bei der Beantragung oder Bearbeitung von Online-Anträgen. Mithilfe des Geo-Editors lassen sich bei Anträgen im Serviceportal zusätzlich Geo-Informationen auf einer Karte hinterlegen, z.B. zur Einzeichnung von Baustellenzufahren oder zur Platzierung von Infoständen . |
| übertragbare/lizenzfreie Leistung | Die Beschreibungen für die Entwicklung von Online-Diensten werden bereitgestellt. Der auf Open Source basierende geoEDITOR zur Unterstützung von Online-Diensten wird Kommunen in NRW zur Verfügung gestellt. Durch die Entwicklung einer Schnittstelle zum Formularserver von Form-Solutions wird die Möglichkeit der Nachnutzung sichergestellt. Erfahrungen zur barrierefreien Gestaltung des Portal-Designs werden weitergegeben. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Lösungen in das Kommunalportal.NRW zu integrieren. Hierzu arbeitet die Stadt Bielefeld eng mit dem KDN zusammen. |
| Beginn Übertragbarkeit | Dezember 2022 |
| Kategorien |
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| Zuwendungsempfänger |
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| Modellregionen | |
| Projektwebseiten/-ergebnisse | |
| Dokumente |
Übertragbarkeit
Zielgruppe
Für wen ist das Projekt zur Nachnutzung interessant?
• Städte und Gemeinden • Kreise • Verbände
• Städte und Gemeinden • Kreise • Verbände
Wer profitiert aus Sicht des Projektbüros am meisten von diesem Projekt?
(Bürger:innen, Behörde, Institutionen wie Schulen etc., Wirtschaft, weitere Akteure)
• Bürgerinnen und Bürger • Unternehmen • die Behörde sowie deren Mitarbeitende
• Bürgerinnen und Bürger • Unternehmen • die Behörde sowie deren Mitarbeitende
Praktische Übertragbarkeit
Welche Konzepte sind nachnutzbar?
Beschreibungen für die Entwicklung von Online-Diensten werden bereitgestellt. Die gewonnenen Erfahrungen in Bezug auf die barrierefreie Gestaltung sowie die Datenübernahme mittels XZuFi-Schnittstelle werden ebenfalls bereitgestellt und können durch den Anbieter unmittelbar bei anderen Serviceportalen eingesetzt werden.
Beschreibungen für die Entwicklung von Online-Diensten werden bereitgestellt. Die gewonnenen Erfahrungen in Bezug auf die barrierefreie Gestaltung sowie die Datenübernahme mittels XZuFi-Schnittstelle werden ebenfalls bereitgestellt und können durch den Anbieter unmittelbar bei anderen Serviceportalen eingesetzt werden.
Lösungsumfang
(Welche frei verfügbaren Lösungen werden im Zuge des Projektes bereitgestellt?)
Der auf Open Source basierende geoEDITOR zur visuellen Unterstützung von Online-Diensten wird Kommunen in NRW zur Verfügung gestellt. Durch die Entwicklung einer Schnittstelle zum Formularserver der Firma Form-Solutions, welche lizenzfrei in das dortige Produkt übernommen wurde, wird die Möglichkeit der Nachnutzung sichergestellt. Entwickelte Formularserver-Lösungen inkl. etwaiger Backend-Anbindungen können weitergegeben werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Lösungen in das Kommunalportal.NRW zu integrieren. Hierzu arbeitet die Stadt Bielefeld eng mit dem KDN zusammen. Optimierungen innerhalb der Basiskomponenten, bspw. hinsichtlich barrierefreier Design-Gestaltung oder dem Einsatz der XZuFi-Schnittstelle. Einbindung eines Chat-Bots in das Serviceportal.
Der auf Open Source basierende geoEDITOR zur visuellen Unterstützung von Online-Diensten wird Kommunen in NRW zur Verfügung gestellt. Durch die Entwicklung einer Schnittstelle zum Formularserver der Firma Form-Solutions, welche lizenzfrei in das dortige Produkt übernommen wurde, wird die Möglichkeit der Nachnutzung sichergestellt. Entwickelte Formularserver-Lösungen inkl. etwaiger Backend-Anbindungen können weitergegeben werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, Lösungen in das Kommunalportal.NRW zu integrieren. Hierzu arbeitet die Stadt Bielefeld eng mit dem KDN zusammen. Optimierungen innerhalb der Basiskomponenten, bspw. hinsichtlich barrierefreier Design-Gestaltung oder dem Einsatz der XZuFi-Schnittstelle. Einbindung eines Chat-Bots in das Serviceportal.
Wann werden welche Elemente zur Verfügung gestellt?
Während der gesamten Projektlaufzeit werden die Projektansätze sowie gewonnene Erkenntnis und Erfahrungen bereits in verschiedenen Formaten dargestellt sowie diskutiert. Die Stadt Bielefeld ist auch über die Projektlaufzeit hinaus bereit, interessierte Kommunen zu beraten. Mit der Produktivsetzung des Serviceportals der Stadt Bielefeld am 02.11.2021 können die ersten Ergebnisse direkt genutzt werden. Das Angebot wird im weiteren Projektverlauf sukzessive ausgebaut. Optimierungen der Basiskomponenten sind hierbei unmittelbar auch bei anderen Kunden zum Tragen gekommen. Zur Integration einzelner Bestandteile des umfassenden Projektes in das Kommunalportal.NRW erfolgt ein enger Austausch mit dem KDN. Alle Konzepte sowie übertragbaren Elemente werden spätestens mit Abschluss des Projektes zur Verfügung gestellt.
Während der gesamten Projektlaufzeit werden die Projektansätze sowie gewonnene Erkenntnis und Erfahrungen bereits in verschiedenen Formaten dargestellt sowie diskutiert. Die Stadt Bielefeld ist auch über die Projektlaufzeit hinaus bereit, interessierte Kommunen zu beraten. Mit der Produktivsetzung des Serviceportals der Stadt Bielefeld am 02.11.2021 können die ersten Ergebnisse direkt genutzt werden. Das Angebot wird im weiteren Projektverlauf sukzessive ausgebaut. Optimierungen der Basiskomponenten sind hierbei unmittelbar auch bei anderen Kunden zum Tragen gekommen. Zur Integration einzelner Bestandteile des umfassenden Projektes in das Kommunalportal.NRW erfolgt ein enger Austausch mit dem KDN. Alle Konzepte sowie übertragbaren Elemente werden spätestens mit Abschluss des Projektes zur Verfügung gestellt.
Wie geschieht die Zur-Verfügung-Stellung?
(Links z.B. der Stadthomepage, oder weiteren Onlineportalen github)
Die Stadt Bielefeld berät sehr eng im Rahmen von interkommunalen Austauschgesprächen. Nach Abschluss des Projektes werden Informationen und Unterlagen zum Projekt über die städtische Homepage sowie über die Internetpräsenzen der Digitalen Modellregion Ostwestfalen-Lippe und des KDN bereitgestellt. Die Ergebnisse sind auf dem Serviceportal der Stadt Bielefeld - https://service.bielefeld.de - direkt einsehbar. Zur Migration der Projektergebnisse in das Kommunalportal.NRW erfolgt ein enger Austausch mit dem KDN. Der entwickelte geoEDITOR wird über GitHub bereitgestellt. Aufseiten der Anbieter aufgebautes Know-How kann unmittelbar auch bei anderen Kunden zum Einsatz kommen.
Die Stadt Bielefeld berät sehr eng im Rahmen von interkommunalen Austauschgesprächen. Nach Abschluss des Projektes werden Informationen und Unterlagen zum Projekt über die städtische Homepage sowie über die Internetpräsenzen der Digitalen Modellregion Ostwestfalen-Lippe und des KDN bereitgestellt. Die Ergebnisse sind auf dem Serviceportal der Stadt Bielefeld - https://service.bielefeld.de - direkt einsehbar. Zur Migration der Projektergebnisse in das Kommunalportal.NRW erfolgt ein enger Austausch mit dem KDN. Der entwickelte geoEDITOR wird über GitHub bereitgestellt. Aufseiten der Anbieter aufgebautes Know-How kann unmittelbar auch bei anderen Kunden zum Einsatz kommen.
Voraussetzungen bei Übertragung – Worauf baut das Projekt auf?
Welche Beteiligungsrechte sind zu bedenken?
(z.B. Welche Infrastruktur muss bereits vorhanden sein?)
Dieses ist stark abhängig von den konkret zu übertragenden Bestandteilen des Projektes. Als Basisinfrastruktur für eine direkte Übertragung müssen in der Regel ein Serviceportal der Firma regio iT - dieses kann voraussichtlich auch das Kommunalportal.NRW sein - sowie bei vielen Online-Diensten der Formularserver der Firma Form-Solutions eingesetzt werden. Die Einbindung der Geofunktionalität kann stufenweise erfolgen. Für die Nutzung des geoEDITOR reicht zunächst eine Backend Installation des Clients. Idealerweise wird die Nachnutzung durch ein öffentliches Geoportal unterstützt.
Dieses ist stark abhängig von den konkret zu übertragenden Bestandteilen des Projektes. Als Basisinfrastruktur für eine direkte Übertragung müssen in der Regel ein Serviceportal der Firma regio iT - dieses kann voraussichtlich auch das Kommunalportal.NRW sein - sowie bei vielen Online-Diensten der Formularserver der Firma Form-Solutions eingesetzt werden. Die Einbindung der Geofunktionalität kann stufenweise erfolgen. Für die Nutzung des geoEDITOR reicht zunächst eine Backend Installation des Clients. Idealerweise wird die Nachnutzung durch ein öffentliches Geoportal unterstützt.
Organisatorische Voraussetzungen
(z.B. Welche Gremien müssen dem Projekt zustimmen?)
Bei der Stadt Bielefeld sind die folgenden Stellen im Rahmen der Projektarbeit beteiligt worden: • Verwaltungsvorstand • Amtsleitungen • Personalrat • Schwerbehindertenvertretung • Datenschutzbeauftragter • Informationssicherheitsbeauftragter
Bei der Stadt Bielefeld sind die folgenden Stellen im Rahmen der Projektarbeit beteiligt worden: • Verwaltungsvorstand • Amtsleitungen • Personalrat • Schwerbehindertenvertretung • Datenschutzbeauftragter • Informationssicherheitsbeauftragter
Kosten bei Übertragung (ggf. Spannbreite)
Kosten der Einführung
Eine pauschale Einschätzung ist hierzu nicht möglich, da dieses je nach konkret zu übertragendem Inhalt variiert. Daneben ist dieses stark von der individuell benötigten Unterstützungsleistung (eigenes Personal vorhanden, Rechenzentrum zur Umsetzung erforderlich etc.) sowie einer etwaigen Implementierung der einzelnen Lösungen in das Kommunalportal.NRW abhängig. Bei einer Vielzahl der nachnutzbaren Elemente ist das Ziel, dass dieses durch die im Projekt der Stadt Bielefeld vorgenommenen Entwicklungen mit einem deutlich reduziertem oder sogar ohne Kostenaufwand übertragen werden können.
Eine pauschale Einschätzung ist hierzu nicht möglich, da dieses je nach konkret zu übertragendem Inhalt variiert. Daneben ist dieses stark von der individuell benötigten Unterstützungsleistung (eigenes Personal vorhanden, Rechenzentrum zur Umsetzung erforderlich etc.) sowie einer etwaigen Implementierung der einzelnen Lösungen in das Kommunalportal.NRW abhängig. Bei einer Vielzahl der nachnutzbaren Elemente ist das Ziel, dass dieses durch die im Projekt der Stadt Bielefeld vorgenommenen Entwicklungen mit einem deutlich reduziertem oder sogar ohne Kostenaufwand übertragen werden können.
Kosten des Betriebs
(Angabe jährlicher Kosten)
Die Kosten für den Betrieb des Serviceportals richten sich bei der Stadt Bielefeld nach der Einwohnerzahl. Abgerufen werden dabei das Produkt inklusive Hosting durch den Anbieter (Full-Service) im Rahmen des Leistungsaustausches über den KDN. Formularserver, ePayment-Plattform sowie Geoportal waren bereits vorab im Einsatz und verursachen in diesem Projekt dementsprechend keine zusätzlichen laufenden Kosten.
Die Kosten für den Betrieb des Serviceportals richten sich bei der Stadt Bielefeld nach der Einwohnerzahl. Abgerufen werden dabei das Produkt inklusive Hosting durch den Anbieter (Full-Service) im Rahmen des Leistungsaustausches über den KDN. Formularserver, ePayment-Plattform sowie Geoportal waren bereits vorab im Einsatz und verursachen in diesem Projekt dementsprechend keine zusätzlichen laufenden Kosten.
Personalaufwand bei Einführung
(Personentage und Zeitraum)
Der Personalaufwand ist je nach Umfang des Teilprojektes unterschiedlich. Am Beispiel der Stadt Bielefeld: Über die gesamte Projektlaufzeit von drei Jahren sind 5,5 VZÄ eingeplant worden.
Der Personalaufwand ist je nach Umfang des Teilprojektes unterschiedlich. Am Beispiel der Stadt Bielefeld: Über die gesamte Projektlaufzeit von drei Jahren sind 5,5 VZÄ eingeplant worden.
Personalaufwand bei Betrieb
(Angabe jährlicher Kosten)
Die inhaltliche Pflege des Serviceportals erfolgt bei der Stadt Bielefeld insbesondere durch das BürgerServiceCenter, welches die Datenbank des Serviceportals federführend pflegt und grundsätzlich als erster Ansprechpunkt für Anfragen vorgesehen ist. Die darüber hinaus erforderliche Administration des Serviceportals wird an zentraler Stelle wahrgenommen. Durch standardisierte und automatisierte Abläufe konnte dieser zusätzliche administrative Aufwand deutlich reduziert werden. Die Betreuung ist in jeder Kommune in Abhängigkeit der örtlichen Gegebenheiten zu regeln.
Die inhaltliche Pflege des Serviceportals erfolgt bei der Stadt Bielefeld insbesondere durch das BürgerServiceCenter, welches die Datenbank des Serviceportals federführend pflegt und grundsätzlich als erster Ansprechpunkt für Anfragen vorgesehen ist. Die darüber hinaus erforderliche Administration des Serviceportals wird an zentraler Stelle wahrgenommen. Durch standardisierte und automatisierte Abläufe konnte dieser zusätzliche administrative Aufwand deutlich reduziert werden. Die Betreuung ist in jeder Kommune in Abhängigkeit der örtlichen Gegebenheiten zu regeln.
Welche spezifischen Kenntnisse sind hierzu erforderlich?
• IT-Kenntnisse • Projekt-/Prozessmanagement • Verwaltungsspezifische Grundlagen • Geoinformatik
• IT-Kenntnisse • Projekt-/Prozessmanagement • Verwaltungsspezifische Grundlagen • Geoinformatik
Mögliche Finanzierungsquellen
Förderung, Haushaltsmittel
Förderung, Haushaltsmittel
Nutzen bei Übertragung
Direkter Nutzen / Einsparungen
Ein zentraler und nutzerorientierter Zugangspunkt sowie neue Online-Dienste treiben die Ausweitung und Optimierung des digitalen Dienstleistungsangebotes voran. Dieses führt zu weniger Nachfragen und vermehrter Nutzung von Online-Diensten. Das Serviceportal der Stadt Bielefeld ist seit Inbetriebnahme bereits von über 130.000 Personen besucht worden und verfügt somit über eine enorme Reichweite. Bei der Konzeption von Online-Diensten werden auch die Folgeprozesse betrachtet und auf unterschiedliche Weise digital unterstützt (vollständig digitaler Prozess, mehrstufiger Workflow, Anbindung Fachverfahren etc.), was zu mehr Akzeptanz innerhalb der Fachbereiche und insgesamt zu einem Effizienzgewinn bei der Bearbeitung führt. Durch den Einsatz des geoEDITOR ist eine gesamtheitliche digitale Abbildung von verschiedenen Verwaltungsprozessen möglich, bei denen entsprechende Informationen benötigt werden.
Ein zentraler und nutzerorientierter Zugangspunkt sowie neue Online-Dienste treiben die Ausweitung und Optimierung des digitalen Dienstleistungsangebotes voran. Dieses führt zu weniger Nachfragen und vermehrter Nutzung von Online-Diensten. Das Serviceportal der Stadt Bielefeld ist seit Inbetriebnahme bereits von über 130.000 Personen besucht worden und verfügt somit über eine enorme Reichweite. Bei der Konzeption von Online-Diensten werden auch die Folgeprozesse betrachtet und auf unterschiedliche Weise digital unterstützt (vollständig digitaler Prozess, mehrstufiger Workflow, Anbindung Fachverfahren etc.), was zu mehr Akzeptanz innerhalb der Fachbereiche und insgesamt zu einem Effizienzgewinn bei der Bearbeitung führt. Durch den Einsatz des geoEDITOR ist eine gesamtheitliche digitale Abbildung von verschiedenen Verwaltungsprozessen möglich, bei denen entsprechende Informationen benötigt werden.
Indirekte Einsparungen
Durch eine Ausweitung der digitalen Angebote rücken sämtliche digitalen Angebote einer Kommune verstärkt in den Fokus, was zu einer höheren Bekanntheit und damit zu einer vermehrten Nutzung führt. Die Einbindung von Geofunktionalitäten vereinfacht die Usability von Antragsprozessen auf Seiten der antragstellenden Personen und der Verwaltungsmitarbeitenden gleichermaßen, da die Antragstellung visuell unterstützt wird und die weitere Bearbeitung hierauf aufbauen kann. So kann beispielsweise bei der Beantragung einer Abstellgenehmigung für Schuttmulden direkt in eine Karte abgesprungen werden, in welcher der gewünschte Abstellort markiert ist.
Durch eine Ausweitung der digitalen Angebote rücken sämtliche digitalen Angebote einer Kommune verstärkt in den Fokus, was zu einer höheren Bekanntheit und damit zu einer vermehrten Nutzung führt. Die Einbindung von Geofunktionalitäten vereinfacht die Usability von Antragsprozessen auf Seiten der antragstellenden Personen und der Verwaltungsmitarbeitenden gleichermaßen, da die Antragstellung visuell unterstützt wird und die weitere Bearbeitung hierauf aufbauen kann. So kann beispielsweise bei der Beantragung einer Abstellgenehmigung für Schuttmulden direkt in eine Karte abgesprungen werden, in welcher der gewünschte Abstellort markiert ist.
Langfristiger Nutzen
(z.B. Welche Folgeprojekte werden ermöglicht?)
Die Verknüpfung von Geoinformationen mit Verwaltungsdiensten ist bei einer Vielzahl an weiteren Prozessen möglich und sinnvoll. Die innerhalb des Formularservers implementierte Schnittstelle ist dahingehend gestaltet, dass diese auch für andere Zwecke als den geoEDITOR angesprochen und genutzt werden kann. Das Serviceportal bietet die zentrale Plattform für sämtliche zukünftige digitalen Angebote der Verwaltung.
Die Verknüpfung von Geoinformationen mit Verwaltungsdiensten ist bei einer Vielzahl an weiteren Prozessen möglich und sinnvoll. Die innerhalb des Formularservers implementierte Schnittstelle ist dahingehend gestaltet, dass diese auch für andere Zwecke als den geoEDITOR angesprochen und genutzt werden kann. Das Serviceportal bietet die zentrale Plattform für sämtliche zukünftige digitalen Angebote der Verwaltung.
Nutzen für Stakeholder
(z.B. Nutzen, der nur für Bürger:innen / Unternehmen / … anfällt)
Eine einheitliche, nutzerorientierte Aufbereitung digitaler Verwaltungsangebote führt dazu, dass relevante Informationen schneller gefunden und Online-Angebote direkt wahrgenommen werden können. Beides steigert unmittelbar die Nutzerzufriedenheit der Bürger:innen und Verwaltung. Durch standardisierte Abläufe sowie Informationsflüsse ist innerhalb der Behörde sichergestellt, dass zentrale Ansprechpunkte zur Verfügung stehen, eine einheitliche Außendarstellung erfolgt und redundante Pflegeaufwände vermieden werden.
Eine einheitliche, nutzerorientierte Aufbereitung digitaler Verwaltungsangebote führt dazu, dass relevante Informationen schneller gefunden und Online-Angebote direkt wahrgenommen werden können. Beides steigert unmittelbar die Nutzerzufriedenheit der Bürger:innen und Verwaltung. Durch standardisierte Abläufe sowie Informationsflüsse ist innerhalb der Behörde sichergestellt, dass zentrale Ansprechpunkte zur Verfügung stehen, eine einheitliche Außendarstellung erfolgt und redundante Pflegeaufwände vermieden werden.
Hinweise
Rechtliche Rahmenbedingungen
Welche rechtlichen Rahmenbedingungen wurden analysiert (z.B. hinsichtlich Lizensierungsüberlegungen, Genehmigungsverfahren, etc.)
Bei der Entwicklung von Online-Diensten sind neben den grundsätzlichen (bspw. Datenschutz) auch die jeweiligen fachspezifischen rechtlichen Vorgaben zu berücksichtigen.
Bei der Entwicklung von Online-Diensten sind neben den grundsätzlichen (bspw. Datenschutz) auch die jeweiligen fachspezifischen rechtlichen Vorgaben zu berücksichtigen.
Welche rechtlichen Hürden sind aufgetreten? Wie konnten diese gelöst werden?
Durch die frühzeitige Beteiligung der relevanten Stellen konnten die jeweiligen Anforderungen entsprechend berücksichtigt und gewürdigt werden. Auf die Digitalisierung von Dienstleistungen mit Unterschriftserfordernis ist im ersten Schritt bewusst verzichtet worden. Der Wunsch nach einem multilingualen Online-Auftritt ist auf Anregung des Projektes durch den Integrationsrat der Stadt Bielefeld aufgegriffen und auf Landesebene platziert worden. Eine Umsetzung scheitert derzeit weniger an technischen Möglichkeiten, sondern vielmehr an mangelnder Rechtssicherheit sowie Fragen des Datenschutzes. Hier sollte grundsätzlich über entsprechende Lösungen für Behörden nachgedacht werden.
Durch die frühzeitige Beteiligung der relevanten Stellen konnten die jeweiligen Anforderungen entsprechend berücksichtigt und gewürdigt werden. Auf die Digitalisierung von Dienstleistungen mit Unterschriftserfordernis ist im ersten Schritt bewusst verzichtet worden. Der Wunsch nach einem multilingualen Online-Auftritt ist auf Anregung des Projektes durch den Integrationsrat der Stadt Bielefeld aufgegriffen und auf Landesebene platziert worden. Eine Umsetzung scheitert derzeit weniger an technischen Möglichkeiten, sondern vielmehr an mangelnder Rechtssicherheit sowie Fragen des Datenschutzes. Hier sollte grundsätzlich über entsprechende Lösungen für Behörden nachgedacht werden.
Sonstige Erfahrungswerte
Best Practices
(Was kann anderen Anwendern empfohlen werden?)
Das Binnenmarketing ist für die Umsetzung sowie spätere Akzeptanz von Online-Diensten enorm wichtig. Eine frühzeitige Schaffung von Transparenz mit zeitgleicher Beteiligung relevanter Gruppen (Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Datenschutz und -sicherheit) ist absolut zu empfehlen. Gleichzeitig führt, wie an anderer Stelle bereits erwähnt, eine gesamtheitliche Betrachtung der Prozesse inkl. Sachbearbeitung zu einer erhöhten Akzeptanz der neuen digitalen Zugangskanäle und Angebote. Bei der Digitalisierung von Dienstleistungen sind Fachbereiche frühzeitig einzubinden, damit die von dort benötigten Ressourcen eingeplant werden können. Konkrete Best Practices zu einzelnen Elementen des Projektes werden innerhalb der Abschlussdokumentationen aufgeführt.
Das Binnenmarketing ist für die Umsetzung sowie spätere Akzeptanz von Online-Diensten enorm wichtig. Eine frühzeitige Schaffung von Transparenz mit zeitgleicher Beteiligung relevanter Gruppen (Personalrat, Schwerbehindertenvertretung, Datenschutz und -sicherheit) ist absolut zu empfehlen. Gleichzeitig führt, wie an anderer Stelle bereits erwähnt, eine gesamtheitliche Betrachtung der Prozesse inkl. Sachbearbeitung zu einer erhöhten Akzeptanz der neuen digitalen Zugangskanäle und Angebote. Bei der Digitalisierung von Dienstleistungen sind Fachbereiche frühzeitig einzubinden, damit die von dort benötigten Ressourcen eingeplant werden können. Konkrete Best Practices zu einzelnen Elementen des Projektes werden innerhalb der Abschlussdokumentationen aufgeführt.
Lessons Learned
(Was kann nicht empfohlen werden? Was sollte vermieden werden?)
Das Thema 1st-Level-Support ist von Beginn an mitzudenken. Während dieses für das Serviceportal sowie die eigenen Online-Dienste in der Form berücksichtigt worden ist hat sich im Projektverlauf gezeigt, dass dieser Aspekt bei zentralen Elementen (bspw. Servicekonto.NRW, EfA-Dienste) oftmals vernachlässigt worden ist. Dieses sollte daher insbesondere an den Stellen aktiv angesprochen werden. Konkrete Lessons Learned zu einzelnen Elementen des Projektes werden innerhalb der Abschlussdokumentationen aufgeführt
Das Thema 1st-Level-Support ist von Beginn an mitzudenken. Während dieses für das Serviceportal sowie die eigenen Online-Dienste in der Form berücksichtigt worden ist hat sich im Projektverlauf gezeigt, dass dieser Aspekt bei zentralen Elementen (bspw. Servicekonto.NRW, EfA-Dienste) oftmals vernachlässigt worden ist. Dieses sollte daher insbesondere an den Stellen aktiv angesprochen werden. Konkrete Lessons Learned zu einzelnen Elementen des Projektes werden innerhalb der Abschlussdokumentationen aufgeführt
Umsetzung
Projektbestandteile
Welche Teilprojekte gibt es und hat sich diese Einteilung bewährt?
Neben der Gesamtprojektgruppe wurden die folgenden Teilprojekte eingerichtet: • Behördeninformationssystem • Design • Online-Dienste • Geoportal • Technik/Schnittstellen Die Einteilung hat sich dahingehend bewährt, dass spezifische Fragestellungen durch konkrete Ansprechpersonen aufgegriffen und oftmals unter Hinzuziehung weiterer Personen abseits der eigentlichen Projektgruppe abschließend geklärt werden konnten.
Neben der Gesamtprojektgruppe wurden die folgenden Teilprojekte eingerichtet: • Behördeninformationssystem • Design • Online-Dienste • Geoportal • Technik/Schnittstellen Die Einteilung hat sich dahingehend bewährt, dass spezifische Fragestellungen durch konkrete Ansprechpersonen aufgegriffen und oftmals unter Hinzuziehung weiterer Personen abseits der eigentlichen Projektgruppe abschließend geklärt werden konnten.
Zeitschiene
Gesamtzeitübersicht des Projektes
(ggf. Zeitplan im Anhang)
• Arbeitspaket (AP) 1: Einführungskonzept 01/2020 bis 06/2020 • AP 2: Portal-Design 01/2020 bis 12/2020 • AP 3: Einführung und Produktivsetzung Serviceportal 07/2020 bis 09/2021 • AP 4: Aufbau Infrastruktur 07/2020 bis 09/2021 • AP 5: Einbindung vorhandener Online-Dienste 04/2021 bis 12/2022 • AP 6: Entwicklung und Einbindung weiterer Prozesse 07/2020 bis 12/2022 • AP 7: Einbettung von Verlinkungen zu externen Prozessen 04/2021 bis 12/2022 • AP 8: Erweiterung um Funktionalitäten des Geoportals 01/2020 bis 12/2022 • AP 9: Onlinebeantragung von Besuchertagesausweisen 01/2020 bis 12/2022 Weitere Informationen zu den einzelnen Arbeitspaketen können dem Projektsteckbrief entnommen werden. Eine Gegenüberstellung der vorgenannten geplanten Zeiträume zu den tatsächlichen erfolgt im Rahmen der Projektdokumentation.
• Arbeitspaket (AP) 1: Einführungskonzept 01/2020 bis 06/2020 • AP 2: Portal-Design 01/2020 bis 12/2020 • AP 3: Einführung und Produktivsetzung Serviceportal 07/2020 bis 09/2021 • AP 4: Aufbau Infrastruktur 07/2020 bis 09/2021 • AP 5: Einbindung vorhandener Online-Dienste 04/2021 bis 12/2022 • AP 6: Entwicklung und Einbindung weiterer Prozesse 07/2020 bis 12/2022 • AP 7: Einbettung von Verlinkungen zu externen Prozessen 04/2021 bis 12/2022 • AP 8: Erweiterung um Funktionalitäten des Geoportals 01/2020 bis 12/2022 • AP 9: Onlinebeantragung von Besuchertagesausweisen 01/2020 bis 12/2022 Weitere Informationen zu den einzelnen Arbeitspaketen können dem Projektsteckbrief entnommen werden. Eine Gegenüberstellung der vorgenannten geplanten Zeiträume zu den tatsächlichen erfolgt im Rahmen der Projektdokumentation.
Projektphasen und Meilensteine
Die Projektphasen entsprechen den dargestellten Arbeitspaketen des Projektsteckbriefes, wobei insbesondere die Arbeitspakete 3 und 4 aufgrund der inhaltlichen Nähe gemeinsam bearbeitet worden sind. Meilensteine sind laut Projektsteckbrief jeweils mit Abschluss eines Arbeitspaketes definiert worden.
Die Projektphasen entsprechen den dargestellten Arbeitspaketen des Projektsteckbriefes, wobei insbesondere die Arbeitspakete 3 und 4 aufgrund der inhaltlichen Nähe gemeinsam bearbeitet worden sind. Meilensteine sind laut Projektsteckbrief jeweils mit Abschluss eines Arbeitspaketes definiert worden.
Dauer von erster Überlegung zu Beschluss über Projektbeginn bis hin zu Projektabschluss / Betriebsaufnahme
• Aufnahme der Überlegungen zum Projektvorhaben in 2018 • Fertigung und Abstimmung des Projektantrags in 2019 • Förderantrag vom 21.10.2019 • Zuwendungsbescheid vom 06.11.2019 • Projektbeginn 01.01.2020 • Produktivsetzung des Serviceportals am 02.11.2021 • Projektabschluss 31.12.2022
• Aufnahme der Überlegungen zum Projektvorhaben in 2018 • Fertigung und Abstimmung des Projektantrags in 2019 • Förderantrag vom 21.10.2019 • Zuwendungsbescheid vom 06.11.2019 • Projektbeginn 01.01.2020 • Produktivsetzung des Serviceportals am 02.11.2021 • Projektabschluss 31.12.2022
Stakeholder (ggf. Stakeholderübersicht im Anhang)
Wie ist das Projektteam aufgebaut?
(ggf. Projektorganigramm im Anhang)
Feste stadtinterne Projektgruppe, bestehend aus verschiedenen Bereichen der Stadtverwaltung: • Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen • Presseamt • Bürgeramt • Amt für Geoinformationen und Kataster Dauerhafte Unterstützung sowie Begleitung durch einen Projektleiter des externen Dienstleisters.
Feste stadtinterne Projektgruppe, bestehend aus verschiedenen Bereichen der Stadtverwaltung: • Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen • Presseamt • Bürgeramt • Amt für Geoinformationen und Kataster Dauerhafte Unterstützung sowie Begleitung durch einen Projektleiter des externen Dienstleisters.
Welche Rollen gibt es im Projekt?
Projektleitung und -koordinierung aufseiten der Stadtverwaltung sowie des externen Dienstleisters, dauerhafte Projektmitglieder aus den vorgenannten Bereichen sowie anlassbezogen hinzugezogene Kolleginnen und Kollegen (z.B. aus den für die zu digitalisierenden Dienstleistungen zuständigen Fachämtern oder zu globalen Themen wie Datenschutz oder Barrierefreiheit).
Projektleitung und -koordinierung aufseiten der Stadtverwaltung sowie des externen Dienstleisters, dauerhafte Projektmitglieder aus den vorgenannten Bereichen sowie anlassbezogen hinzugezogene Kolleginnen und Kollegen (z.B. aus den für die zu digitalisierenden Dienstleistungen zuständigen Fachämtern oder zu globalen Themen wie Datenschutz oder Barrierefreiheit).
Welche spezifischen Kenntnisse sind erforderlich?
Durch ein breites Aufstellen der Projektgruppe ist dafür gesorgt worden, dass die spezifischen Anforderungen - seien es solche technischer oder fachlicher Art - abgedeckt worden sind. Dieses sind insbesondere • Projektmanagement • IT-Kenntnisse • Verwaltungskenntnisse • Geoinformatik
Durch ein breites Aufstellen der Projektgruppe ist dafür gesorgt worden, dass die spezifischen Anforderungen - seien es solche technischer oder fachlicher Art - abgedeckt worden sind. Dieses sind insbesondere • Projektmanagement • IT-Kenntnisse • Verwaltungskenntnisse • Geoinformatik
Wie hoch ist der Personalaufwand?
(VZÄ für wie viele Monate aufgeschlüsselt nach Akteuren)
Im Vorfeld des Projektes ist folgender Personalaufwand eingeplant worden: • Projektleitung und -koordinierung sowie Begleitung bei der Digitalisierung von Dienstleistungen 3,5 VZÄ im Gesamtprojekt • Technische Begleitung und Entwicklung 2 VZÄ im Gesamtprojekt • Geoinformation 0,15 VZÄ im Gesamtprojekt Im Projektverlauf hat sich darüber hinaus ein erhöhter Personalaufwand bei den folgenden Bereichen ergeben, welcher innerhalb der zugrundeliegenden Planung nicht berücksichtigt worden ist: • Inhaltliche Betreuung der XZuFi-Schnittstelle (Pflege der importierten Daten sowie initiale Befüllung) • Sachbearbeitung in den für die zu digitalisierenden Dienstleistungen zuständigen Fachämtern • Berücksichtigung des Corporate Designs und Harmonisierung von Serviceportal mit städtischer Website
Im Vorfeld des Projektes ist folgender Personalaufwand eingeplant worden: • Projektleitung und -koordinierung sowie Begleitung bei der Digitalisierung von Dienstleistungen 3,5 VZÄ im Gesamtprojekt • Technische Begleitung und Entwicklung 2 VZÄ im Gesamtprojekt • Geoinformation 0,15 VZÄ im Gesamtprojekt Im Projektverlauf hat sich darüber hinaus ein erhöhter Personalaufwand bei den folgenden Bereichen ergeben, welcher innerhalb der zugrundeliegenden Planung nicht berücksichtigt worden ist: • Inhaltliche Betreuung der XZuFi-Schnittstelle (Pflege der importierten Daten sowie initiale Befüllung) • Sachbearbeitung in den für die zu digitalisierenden Dienstleistungen zuständigen Fachämtern • Berücksichtigung des Corporate Designs und Harmonisierung von Serviceportal mit städtischer Website
Wie verändern sich die Personalanforderungen beim Übergang von Projekt zu Regelbetrieb?
Nachdem das System aufgebaut ist und entwickelte Prozesse integriert und etabliert sind, wechseln die Anforderungen dahingehend, dass anstelle von Planung und Entwicklung die Themenfelder Support, Evaluation sowie Administration bedient werden müssen. Dieses wird bei der Stadt Bielefeld zu großen Teilen von anderen Personengruppen übernommen, insbesondere vom BürgerServiceCenter, welches die Datenbank des Serviceportals federführend pflegt und bei der Stadt Bielefeld grundsätzlich als erster Ansprechpunkt für Anfragen vorgesehen ist.
Nachdem das System aufgebaut ist und entwickelte Prozesse integriert und etabliert sind, wechseln die Anforderungen dahingehend, dass anstelle von Planung und Entwicklung die Themenfelder Support, Evaluation sowie Administration bedient werden müssen. Dieses wird bei der Stadt Bielefeld zu großen Teilen von anderen Personengruppen übernommen, insbesondere vom BürgerServiceCenter, welches die Datenbank des Serviceportals federführend pflegt und bei der Stadt Bielefeld grundsätzlich als erster Ansprechpunkt für Anfragen vorgesehen ist.
Welche Verwaltungsebenen/Stellen müssen einbezogen werden?
Sämtliche Verwaltungsebenen sind einbezogen worden. Die Entscheidung obliegt dem Verwaltungsvorstand, die Umsetzung erfolgt durch zentrale Stellen in Verbindung mit den fachlich zuständigen Stellen, eine interne Kommunikation ist unerlässlich (s. Best Practices).
Sämtliche Verwaltungsebenen sind einbezogen worden. Die Entscheidung obliegt dem Verwaltungsvorstand, die Umsetzung erfolgt durch zentrale Stellen in Verbindung mit den fachlich zuständigen Stellen, eine interne Kommunikation ist unerlässlich (s. Best Practices).
Wie sieht das Modell zur Beauftragung bzw. zur Zusammenarbeit zwischen privatwirtschaftlichen Akteuren und Mandanten
(z.B. Kommune aus)
Konventionelle Beschaffung
Konventionelle Beschaffung
Im Falle von konventioneller Beschaffung
Es kamen verschiedene Arten der Beschaffung zum Einsatz.
Es kamen verschiedene Arten der Beschaffung zum Einsatz.
Herausforderungen bei der Umsetzung
Ex Ante
(Welche Hürden müssen vor Projektbeginn überwunden werden? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Die frühzeitige Planung der konkreten Inhalte mitsamt der entstehenden Umsetzungskosten ist nur durch eine Annäherung auf Basis von aktuellen Entwicklungen sowie Erfahrungswerten möglich. Hier bietet es sich an, die Planung in kleineren Sprints vorzunehmen, wie es bspw. durch das Agile Projektmanagement vorgesehen ist.
Die frühzeitige Planung der konkreten Inhalte mitsamt der entstehenden Umsetzungskosten ist nur durch eine Annäherung auf Basis von aktuellen Entwicklungen sowie Erfahrungswerten möglich. Hier bietet es sich an, die Planung in kleineren Sprints vorzunehmen, wie es bspw. durch das Agile Projektmanagement vorgesehen ist.
Laufend
(Welche Herausforderungen gab es während des Projektverlaufs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Neben den allgegenwärtigen Einschränkungen der Corona-Pandemie hat sich unerwartet die Notwendigkeit ergeben, dass für die Arbeiten an der Verknüpfung des Serviceportals mit Geofunktionalitäten im Allgemeinen sowie am geoEDITOR im Speziellen ein neuer Anbieter gefunden werden musste, da der langjährige Dienstleister die Kooperation wegen interner Umstrukturierung gekündigt hat. Somit bestand für das Fachamt die Herausforderung, einen geeigneten Nachfolger für die darstellende Geodateninfrastruktur (Kartenclient) zu finden und anschließend zu beauftragen. Gleichzeitig hat dieses dazu geführt, dass der neue Dienstleister sich zunächst mit dem Programmiercode der in Bielefeld eingesetzten Komponente vertraut machen musste und für Anpassungen sowie erst recht für eine Neuentwicklung wie den geoEDITOR mehr Zeit benötigt als der bisherige Dienstleister, welcher auf langjährige Erfahrungen mit der konkreten Komponente zurückgreifen konnte.
Neben den allgegenwärtigen Einschränkungen der Corona-Pandemie hat sich unerwartet die Notwendigkeit ergeben, dass für die Arbeiten an der Verknüpfung des Serviceportals mit Geofunktionalitäten im Allgemeinen sowie am geoEDITOR im Speziellen ein neuer Anbieter gefunden werden musste, da der langjährige Dienstleister die Kooperation wegen interner Umstrukturierung gekündigt hat. Somit bestand für das Fachamt die Herausforderung, einen geeigneten Nachfolger für die darstellende Geodateninfrastruktur (Kartenclient) zu finden und anschließend zu beauftragen. Gleichzeitig hat dieses dazu geführt, dass der neue Dienstleister sich zunächst mit dem Programmiercode der in Bielefeld eingesetzten Komponente vertraut machen musste und für Anpassungen sowie erst recht für eine Neuentwicklung wie den geoEDITOR mehr Zeit benötigt als der bisherige Dienstleister, welcher auf langjährige Erfahrungen mit der konkreten Komponente zurückgreifen konnte.
Ex Post
(Welche Herausforderungen mit Hinblick auf den Betrieb sind aufgetreten, z.B. Akzeptanz der Lösung, Betriebsverantwortlichkeit, Finanzierung des Betriebs? Welche Lösungsansätze wurden gewählt?)
Als Modellkommune der Digitalen Modellregionen in NRW hat sich die Stadt Bielefeld dafür entschieden, das im Auftrag des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes NRW zentral bereitgestellte, interoperable Servicekonto.NRW für das eigene Serviceportal vorzusehen. Rückmeldungen lassen darauf schließen, dass die Anmeldung am Servicekonto.NRW - obgleich diese aktuell lediglich mit dem Vertrauensniveau „niedrig“, sprich mit Benutzernamen und Passwort, vorgesehen ist - als Hemmnis angesehen wird und in einzelnen Fällen dazu führt, dass ein Online-Dienst nicht in Anspruch genommen wird. Ziel und Wunsch ist es, dass das Servicekonto.NRW perspektivisch eine bekannte Konstante für Verwaltungsdienste sein wird, dass auch die dahinterliegenden Prozesse weiter optimiert werden und dass die Mehrwerte für die Nutzerinnen und Nutzer spürbar werden. Dieses unterstützt die Stadt Bielefeld aktiv durch das Einbringen von Feedback sowie identifizierten Optimierungspotentialen.
Als Modellkommune der Digitalen Modellregionen in NRW hat sich die Stadt Bielefeld dafür entschieden, das im Auftrag des Ministeriums für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes NRW zentral bereitgestellte, interoperable Servicekonto.NRW für das eigene Serviceportal vorzusehen. Rückmeldungen lassen darauf schließen, dass die Anmeldung am Servicekonto.NRW - obgleich diese aktuell lediglich mit dem Vertrauensniveau „niedrig“, sprich mit Benutzernamen und Passwort, vorgesehen ist - als Hemmnis angesehen wird und in einzelnen Fällen dazu führt, dass ein Online-Dienst nicht in Anspruch genommen wird. Ziel und Wunsch ist es, dass das Servicekonto.NRW perspektivisch eine bekannte Konstante für Verwaltungsdienste sein wird, dass auch die dahinterliegenden Prozesse weiter optimiert werden und dass die Mehrwerte für die Nutzerinnen und Nutzer spürbar werden. Dieses unterstützt die Stadt Bielefeld aktiv durch das Einbringen von Feedback sowie identifizierten Optimierungspotentialen.
Alternativen
Gab es zu den gewählten Lösungswegen betrachtete Alternativen?
Innerhalb der Digitalen Modellregion OWL ist im engen Austausch die Entscheidung getroffen worden, dass bei der Stadt Paderborn, dem Kreis Paderborn sowie der Stadt Bielefeld auf eine einheitliche Basisinfrastruktur gesetzt wird, um Synergien heben zu können. Zu dem Zeitpunkt standen hierbei weitere Anbieter im Raum. Im Nachgang war mit Blick auf das Kommunalportal.NRW der gewählte Lösungsweg alternativlos bzw. die getroffene Entscheidung äußerst zukunftsorientiert.
Innerhalb der Digitalen Modellregion OWL ist im engen Austausch die Entscheidung getroffen worden, dass bei der Stadt Paderborn, dem Kreis Paderborn sowie der Stadt Bielefeld auf eine einheitliche Basisinfrastruktur gesetzt wird, um Synergien heben zu können. Zu dem Zeitpunkt standen hierbei weitere Anbieter im Raum. Im Nachgang war mit Blick auf das Kommunalportal.NRW der gewählte Lösungsweg alternativlos bzw. die getroffene Entscheidung äußerst zukunftsorientiert.
Welche Alternativen sind für Mandanten (z.B. Kommunen) empfehlenswert?
Eine Standardisierung bietet insbesondere bei der erfolgreichen Umsetzung des OZG eine Vielzahl an Vorteilen. Dennoch ist stets im Einzelfall zu betrachten, ob ein Online-Dienst zu der eigenen, bereits vorhandenen Infrastruktur passt.
Eine Standardisierung bietet insbesondere bei der erfolgreichen Umsetzung des OZG eine Vielzahl an Vorteilen. Dennoch ist stets im Einzelfall zu betrachten, ob ein Online-Dienst zu der eigenen, bereits vorhandenen Infrastruktur passt.
Sonstiges
Anmerkungen
Haben Sie weitere Kommentare oder Anregungen?
Das Projekt verfügt über verschiedene Aspekte und Ebenen, sodass eine vollständige und angemessene Abbildung innerhalb eines standardisierten Vordrucks wie diesem nicht wirklich möglich ist. Dementsprechend wird für weitergehende Informationen auf die Projektdokumentation verwiesen.
Das Projekt verfügt über verschiedene Aspekte und Ebenen, sodass eine vollständige und angemessene Abbildung innerhalb eines standardisierten Vordrucks wie diesem nicht wirklich möglich ist. Dementsprechend wird für weitergehende Informationen auf die Projektdokumentation verwiesen.
